Mẹo đóng gói tài liệu Văn phòng nhanh chóng và an toàn

Xem nhanh

Vinamoving.com | 4/6/2017

Chuyển văn phòng làm việc là một công việc tốn nhiều thời gian, công sức, đòi hỏi sự cẩn thận, chỉnh chu trong khâu sắp xếp đồ dùng văn phòng đặc biệt là tài liệu của văn phòng. Việc đóng gói hồ sơ, tài liệu văn phòng tưởng chừng như đơn giản nhưng nếu không cẩn thận sẽ rất dễ bị nhầm lẫn, thất lạc. Vì vậy bạn nên rất cẩn thận, tỉ mỉ trong việc đóng gói tài liệu văn phòng.

Thấu hiểu được ý nghĩa và tầm quan trọng của việc đóng gói tài liệu văn phòng, dịch vụ chuyển nhà, chuyển văn phòng trọn gói của vina moving xin chia sẻ một số kinh nghiệm giúp bạn có thể đóng gói tài liệu văn phòng một cách nhanh chóng và an toàn, theo các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Sắp xếp tài liệu một cách gọn gàng:

Việc sắp xếp tài liệu gọn gàng là rất cần thiết đối với mỗi văn phòng, công ty.Tài liệu ở các văn phòng đều quan trọng và cần lưu trữ theo quy định của Nhà nước, bao gồm: các hợp đồng, hóa đơn, chứng từ, biên bản, quyết định… Việc sắp xếp tài liệu gọn gàng không chỉ có ích cho việc đóng gói vận chuyển mà còn có ích cho bạn trong việc tra cứu phục vụ cho quá trình làm việc.

Mẹo đóng gói tài liệu Văn phòng nhanh chóng và an toàn

Sắp xếp tài liệu

Bước hai, phân loại tài liệu:

Bạn có thể phân theo mốc thời gian hoặc đầu mục công việc, phân loại theo mức rất quan trọng, quan trọng hay ít quan trọng… Từ đó, bạn ghi chú đầy đủ, cụ thể đối với từng loại tài liệu. Ngoài ra, trong quá trình đóng gói và bóc dỡ, bạn cũng cần phải quan sát, kiểm tra tài liệu một cách cẩn thận tránh bị thất lạc.

Mẹo đóng gói tài liệu Văn phòng

Phân loại tài liệu

Bước ba, đóng gói tài liệu:

Sau khi tài liệu đã được sắp xếp gọn gàng và phân loại, các bạn có thể tiến hành đóng gói tài liệu. Bạn có thể dùng thùng catton để đựng tài liệu hoặc các thùng đựng tài liệu chuyên dụng vừa khổ giấy A4 để đựng tài liệu. Với thùng carton, bạn lên sử dụng thêm một lớp túi nilon bao phủ bên ngoài để tránh mưa, ẩm làm hỏng tài liệu trong quá trình vận chuyển, bên cạnh đó, bạn không nên sử dụng thùng quá to, đựng quá nhiều tài liệu sẽ có thể gây khó khăn trong việc vận chuyển và nhầm lẫn khi sắp xếp lại tài liệu. Còn với thùng đựng tài liệu chuyên dụng với chất liệu bằng nhựa, có thể chứa 5000-7000 tờ giấy A4, có nắp đậy, bạn có thể yên tâm khi vận chuyển tài liệu trong điều kiện mưa ẩm.

đóng gói tài liệu Văn phòng

Đóng gói tài liệu

Bước bốn, ghi chú, đánh dấu tài liệu:

Công đoạn này sẽ giúp các bạn nhanh chóng sắp xếp lại tài liệu tại văn phòng mới, tiết kiệm thời gian và công sức của bạn. Bạn nên ghi chú cần thận những tài liệu theo mức độ quan trọng hay không quan trong, theo các mốc thời gian, hoặc theo đầu mục công việc. Việc này cũng giúp bạn kiểm soát được mọi tài liệu của mình tránh thất lạc.

Tài liệu đối với mỗi văn phòng, công ty đóng một phần rất quan trọng trong công việc kinh doanh của bạn. Việc bảo mật tài liệu là rất cần thiết trong kinh doanh. Dịch vụ chuyển nhà, chuyển văn phòng trọn gói của vina movingluôn mong muốn được trở thành người bạn đồng hành của bạn, với sự hoạt động chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian quí báu, không làm gián đoạn, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của bạn.