Những điều cần chú ý khi chuyển văn phòng

Công ty bạn đang trên đà phát triển, mở rộng quy mô kinh doanh cần một địa điểm rộng rãi hơn, vị trí thuận lợi hơn để tiện cho việc giao dịch khách hàng, đối tác và nhiều công việc khác. Do đó, việc chuyển sang một văn phòng mới là điều tất yếu. Là bộ phận được giao phụ trách chuyển văn phòng, bạn cần lưu ý những gì?

1. Lập kế hoạch tỉ mỉ, chi tiết và cân đối ngân sách

Chuyển nhà là một quá trình phức tạp, chuyển văn phòng lại càng khó khăn hơn nhiều. Khối lượng đồ đạc lớn gấp nhiều lần (nhất là với những công ty lớn), cùng rất nhiều trang thiết bị văn phòng cồng kềnh như máy tính, máy văn phòng, bàn ghế, tủ và lượng lớn các hồ sơ, tài liệu…. Vì vậy việc lập kế hoạch và tính toán chi phí là rất cần thiết, quan trọng để mọi việc diễn ra suôn sẻ. Bạn phải khảo sát, đưa ra các phương án chi phí trình sếp duyệt và lựa chọn phương án tối ưu nhất. Mỗi phương án: tự chuyển, thuê đơn vị vận chuyển hay thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói đều có ưu điểm riêng của nó. Việc tự mình vận chuyển bằng cách tận dụng nhân lực của công ty và phương tiện vận chuyển có sẵn sẽ giúp tiết kiệm chi phí nhưng sẽ mất nhiều công sức và thời gian do sự thiếu kinh nghiệm và có thể có thiệt hại về tài sản ảnh hưởng tới kinh doanh. Nếu công ty không có sẵn xe tải chuyên chở thì điều này rất khó thực hiện. Thuê ngoài vận chuyển, sẽ không được chủ động và phải phụ thuộc và đơn vị, nhiều phương tiện chỉ được hoạt động sau 9 giờ tối. Tuy tiết kiệm nhưng cũng phát sinh nhiều vấn đề phải không nào! Vì vậy hãy cân nhắc thật kỹ càng và đừng quên chọn ngày tốt chuyển văn phòng để mọi việc suôn sẻ, công ty làm ăn gặp nhiều thuận lợi.

Đơn vị tự đóng gói đồ đạc

2. Chú ý khâu sắp xếp, phân loại, đóng gói đồ đạc

Cũng như chuyển nhà, quá trình chuyển văn phòng đòi hỏi sự an toàn của đồ đạc, tránh hỏng hóc, mất mát giúp cho hoạt động kinh doanh có thể trở lại bình thường ngay khi tới văn phòng mới. Vì vậy, khâu phân loại, đóng gói đồ đạc rất quan trọng. Hơn nữa, văn phòng là tổng hợp của các phòng ban yêu cầu đồ đạc phải được để gọn gàng, riêng biệt, có ghi chú đánh dấu để tránh thất lạc, lẫn lộn giấy tờ của phòng ban này với phòng ban khác. Với những công ty lớn, bạn có thể yêu cầu nhân sự trong mỗi phòng tự chủ động sắp xếp, đóng gói trang thiết bị và lên lịch vận chuyển cho 2-3 phòng một lần để tránh sự lộn xộn nhầm lẫn và dễ lắp đặt khi tới văn phòng mới.

Nhân viên chủ động sắp xếp đồ đạc của mình

3. Thanh lý những đồ dùng không cần đến

Chuyển văn phòng đồng thời là một lần công ty dọn văn phòng. Để cắt giảm chi phí, đỡ mất công sức, thời gian cho việc vận chuyển hãy thanh lý những vật dụng cũ, không có giá trị sử dụng tại văn phòng mới. Đối với tài liệu hồ sơ cũ nát, lâu đời bạn có thể cho đi hoặc bán phế liệu. Điều này giúp giảm tải một phần nào khối lượng vận chuyển.

4. Hãy sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng

Đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển

Hãy cân nhắc chi phí và sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng để vừa tiết kiệm chi phí và đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty. Trên thị trường, có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng, bạn nên có sự so sánh giữa các đơn vị với nhau để có lựa chọn tối ưu. Bạn nên lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín và chuyên nghiệp. Bởi ngoài việc vận chuyển thông thường, còn liên quan tới hợp đồng và trách nhiệm pháp lý để tránh rủi ro mất mát trong quá trình vận chuyển, đặc biệt là những giấy tờ quan trọng, bảo mật của công ty. Vinamoving là địa chỉ tin cậy cho bạn. Với 7 năm hoạt động trên thị trường, và đội ngũ nhân viên kinh nghiệm, thành thạo theo quy trình thống nhất chặt chẽ; Vina moving sẽ giúp khách hàng giải quyết tất cả mọi vấn đề với dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói.

Chuyển văn phòng không còn là bài toàn khó nữa. Bạn sẽ hoàn toàn yên yên tâm khi sử dụng dịch vụ chất lượng và chuyên nghiệp của Vina Moving!