Những điều cần tránh khi chuyển văn phòng đến địa điểm mới

Chuyển văn phòng sang địa điểm mới là một quá trình mà bạn và nhân viên của bạn đều phải mất nhiều thời gian, công sức và cả chi phí. Nếu bạn sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của các đơn vị cung cấp dịch vụ thì bạn không cần lo lắng, bận tâm nhưng nếu bạn tự thực hiện việc di chuyển thì nhất thiết bạn cần tránh những việc sau đây để hạn chế tối đa những khó khăn, bất cập trong việc chuyển văn phòng, chuyển nhà trọn gói mang lại,:

• Không lập kế hoạch trong việc chuyển văn phòng

Nhiều doanh nghiệp sau khi đã tìm được vị trí ưng ý cho việc đặt văn phòng, thì chỉ chú ý đến chọn ngày “đẹp” để chuyển văn phòng mà quên mất việc hoạch định các công tác cần chuẩn bị cho việc di dời. Vì thế, trong lúc chuyển đến chỗ mới đã xảy ra nhiều việc không như ý muốn như: diện tích các phòng không phù hợp; bất tiện trong việc bố trí các khu vực để trang thiết bị, tủ đựng hồ sơ gây cho văn phòng mới một sự hỗn độn, không khoa học và đẹp mắt, làm giảm tính thẩm mỹ, ảnh hưởng đến việc đánh giá của các khách hàng và đối tác dành cho doanh nghiệp.

Vì thế, để tránh các điểm này, bạn cần lưu ý:

- Lên danh sách diện tích các phòng, ban chức năng của công ty

- Dựa vào sơ đồ mặt bằng của văn phòng mới để bố trí các phòng, ban chức năng cho phù hợp

- Bố trí chỗ ngồi cho từng nhân viên của mỗi phòng, ban chức năng thể hiện trong bản vẽ của mặt bằng mới

- Thể hiện vị trí đặt các trang thiết bị văn phòng như: máy photo, máy in, máy fax, khu vực tủ đựng hồ sơ, tủ thư viện tài liệu, tủ văn phòng phẩm ngay trên bản vẽ của mặt bằng

Bố trí văn phòng mới

• Sắp xếp văn phòng phẩm, trang thiết bị, máy móc tùy thích

Không phân biệt thiết bị dễ hư hỏng trong vận chuyển với các thiết bị khác hay để chung các văn phòng phẩm với hồ sơ tài liệu sẽ làm cho bạn bị rối tung khi đến văn phòng mới vì bạn chả nhớ những thứ cần thiết đã để ở đâu, chưa kể đồ đạc của bạn có thể bị hư hỏng do bạn gói đồ sai qui cách làm chúng xảy ra tình trạng va đập và hư hỏng. Cho nên, những điểm nhỏ nhưng hết sức quan trọng mà bạn nên thực hiện là:

- Phân loại đồ dễ vỡ và đồ thông thường

- Gói thêm 1 lớp giảm sóc để hạn chế tối đa tình trạng va đập giữa các vật dụng dễ vỡ

- Các tài liệu đang sử dụng nên đóng gói riêng biệt và có ghi chú ngoài bao bì hoặc có dấu hiệu nhận dạng riêng

- Các tài liệu có tính chất lưu trữ, tham khảo đóng thành thùng riêng và ghi chú ngoài bao bì

- Lưu ý gói đồ đạc từng phòng, ban riêng và có ghi chú bên ngoài để tránh bị nhầm lẫn giữa các phòng, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm khi chuyển tới địa điểm mới.

Đóng gói vật dụng trong văn phòng

• Lựa chọn bao bì đóng gói đồ đạc tùy thích

Bao bì đóng gói là yếu tố quan trọng nhất trong việc chuyển văn phòng, như đã đề cập ở phần trên, một bao bì hoàn hảo sẽ giúp bạn giảm hư hỏng máy móc, đồ đạc trong quá trình vận chuyển. Vì vậy, bạn cần xem xét các trang thiết bị hiện có của công ty để lựa chọn thùng carton nào cho phù hợp. Hiện nay trên thị trường có nhiều loại thùng carton để bạn lựa chọn như: thùng 2 lớp, 3 lớp, 5 lớp, 7 lớp phù hợp với từng nhu cầu riêng. Ngoài ra, bạn cần lưu ý thêm lớp chống va đập để gói bên ngoài các đồ dễ vỡ.

Bao bì đóng gói

Trên đây là một số lưu ý khi chuyển văn phòng sẽ giúp bạn dọn đồ khoa học và tiết kiệm thời gian, chi phí. Nếu bạn còn băn khoăn thêm trong việc chuyển văn phòng, vui lòng liên hệ với Vina Moving để được hỗ trợ.