Những rắc rối thường gặp khi chuyển văn phòng

Công ty của bạn ngày càng phát triển, số lượng nhân sự cũng ngày một tăng. Điều đó đặt ra nhu cầu chuyển văn phòng, chuyen nha tron goi đến một địa điểm mới rộng hơn, thoáng đãng hơn, hiện đại hơn. Tuy nhiên khác với nhà ở, văn phòng làm việc vốn có nhiều đồ đạc cồng kềnh như bàn làm việc, két sát, tủ đựng hồ sơ, máy móc (máy vi tính, máy photo copy…) nên việc chuyển văn phòng là hoàn toàn không dễ dàng và đơn giản. Nếu không có hiểu biết cũng như sự chuẩn bị chu toàn thì chắc chắn bạn sẽ gặp rất nhiều rắc rối:

1. Khối lượng đồ đạc cần vận chuyển trên thực tế nhiều hơn so với những gì chúng ta dự tính

Hằng ngày, chúng ta đến văn phòng làm việc vốn được bố trí, sắp xếp gọn gàng nên không hình dung hết được số lượng đồ đạc mỗi khi cần phải chuyển văn phòng. Đặc biệt là hồ sơ, sổ sách, giấy tờ… không thể bỏ đi mà vẫn phải chuyển đến văn phòng mới. Nếu doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực truyền thông – báo chí hoặc kế toán, xây dựng… thì việc tự mình khối lượng hồ sơ giấy tờ này cũng là một vấn đề tương đối khó khăn nếu như bạn bỏ quên nó khi báo với các bên dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Như vậy, nếu bạn không lập kế hoạch chuyển nhà cụ thể thì sẽ phát sinh thêm chi phí vận chuyển. Do đó, nên tính toán khối lượng đồ cần vận chuyển và phương thức vận chuyển hợp lý sẽ hạn chế những khó khăn không đáng có.

Văn phòng làm việc thường có rất nhiều đồ đạc

2. Xảy ra tình trạng để quên hay thất lạc đồ đạc

Bởi khối lượng đồ đạc trong phòng làm việc là rất lớn, nếu bạn giao toàn bộ cho bên chuyển nhà thì việc để quên hay thất lạc đồ đạc khi rời địa điểm cũ đến địa điểm mới là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Tốt nhất trước khi chuyển văn phòng một tuần, bạn nên nói với nhân viên để họ biết và có thể sắp xếp những đồ dùng cá nhân, đồ đạc tại vị trí làm việc của mình. Nên chủ động thùng carton và giao cho mỗi nhân viên tự đóng đồ đạc tại bàn làm việc hay giấy tờ liên quan đến công việc của mình trước. Sau khi đã đóng xong, có thể ghi chú vào từng thùng để sau này dễ phân biệt và tiện cho việc lắp ghép, sắp xếp đồ đạc khi đến địa điểm văn phòng mới. Nếu bạn không có sự chuẩn bị trước, việc sắp xếp đồ đạc lung tung, lộn xộn sẽ mang đến nhiều rắc rối khi bạn muốn tìm kiếm hay kiểm tra số lượng đồ, dẫn đến tình trạng mất mác hay thất lạc.

Bạn chắc hẳn không muốn nhìn thấy tình cảnh dở khóc dở cười thế này.

3. Bị hư hỏng đồ đạc trong quá trình vận chuyển

Văn phòng thường có rất nhiều máy vi tính, máy fax, đường truyền Internet và những món đồ điện tử này thường rất dễ hỏng nếu bị va chạm mạnh. Để hạn chế tình trạng hư hỏng, đổ vỡ không mong muốn, bạn nên nhắc nhân viên hoặc nhắc bên dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói cẩn trọng hơn trong quá trình đóng gói và di chuyển một cách hợp lý theo từng đợt bởi không phải tất cả mọi người đều biết sắp xếp, bốc dỡ và có thời gian cũng như sức lực để chuyển đồ. Nên chuyển đồ đạc cồng kềnh, nặng nề như bàn ghế, hồ sơ xuống trước; chuyển máy vi tính, đồ điện tử xuống sau.

4. Không rõ ràng về giá thành chuyển văn phòng

Cách tính giá của dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói được tính trên khối lượng hàng hóa, tính chất hàng hóa được vận chuyển, quãng đường vận chuyển, địa hình vận chuyển (như nhà ngõ, hẻm, nhà cao tầng chật hẹp...). Bởi vậy khi liên hệ với bên cho thuê dịch vụ, bạn nên kê khai toàn bộ đồ đạc một cách cụ thể nhất, tránh tình trạng khối lượng đồ nhiều hơn sẽ dẫn đến chi phí phát sinh thêm. Sau đó cả hai bên nên đi đến thống nhất về giá cả để tránh tình trạng nhập nhằng sau này. Các khoản dịch vụ phát sinh hoặc bồi thường khi xảy ra tình trạng mất mát đồ đạc nên được ghi rõ trong hợp đồng thuê dịch vụ.

5. Gặp rắc rối về vấn đề phong thủy khi chuyển đến văn phòng mới

Chuyển văn phòng đến nơi ở mới là một công việc trò quan trọng, là khởi đầu mới cho công việc kinh doanh sau này. Bởi vậy các doanh nghiệp thường rất quan trọng vấn đề phong thủy khi chuyển đồ, sắp xếp đồ đạc ở vị trí nào cũng như thực hiện lễ cúng, rước bàn thờ thổ địa đến địa điểm mới. Trước khi chuyển văn phòng, bạn cần phải chọn ngày chuyển nhà cẩn thận. Bạn cũng cần trao đổi trước để bên dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói lắp đặt bàn ghế, đồ đạc đúng phong thủy và ý tưởng về không gian phòng làm việc của mình.

Chuyển văn phòng trở nên nhẹ nhàng hơn

Hy vọng bạn sẽ khắc phục được những vấn đề rắc rối trên để việc chuyển văn phòng suôn sẻ và nhẹ nhàng, thuận lợi hơn nhé.