Có thể chuyển văn phòng trong vòng 24h chăng?

Chuyển văn phòng luôn bao gồm vô số điều phiền toán đã định liệu lẫn ngoài dự tính.

Thời gian dành ra cho chuyển văn phòng có thể kéo dài vài ngày thậm chí cả tuần, cả tháng trời. Có nhiều trường hợp, công việc ở văn phòng mới vẫn không thể hoạt động trơn tru do giấy tờ hoặc công cụ làm việc vẫn chưa chuyển đến hết. Chúng ta có hai lựa chọn, tự chuyển văn phòng với hàng tá mối lo, hoặc một lựa chọn khác, đơn giản hơn nhiều, gọi điện đến dịch vụ chuyển văn phòng, chuyen nha tron goi chuyên nghiệp, và mọi chuyện hãy để chúng tôi lo.

Sau đây là một vài bí quyết giúp việc chuyển văn phòng của bạn diễn ra chỉ trong vẹn vẻn có 24h.

Để thực hiện việc chuyển văn phòng không phải là điều đơn giản. Một trong những yêu cầu bắt buộc để thực hiện việc chuyển văn phòng thành công là lên kế hoạch. Thời gian cho việc chuẩn bị có thể lên đến 3 đến 5 tháng trước khi chuyển thực tế. Với khoảng thời gian dài dành cho việc lên kế hoạch, chúng ta cần đảm bảo văn phòng có thể hoạt động bình thường trong vòng một hoặc hai ngày sau khi di chuyển.

xem thêm: Chuyển nhà đi ngoại tỉnh: nên hay không nên?

Tiếp theo, nếu văn phòng của bạn được chuyển từ tầng trệt đến các tầng cao hơn, bạn cần phải thông báo cho đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng biết về điều này. Liệu rằng các tòa nhà có thang máy để nhân viên chuyển văn phòng có thể dễ dàng chuyển đồ dùng lên văn phòng mới hay chỉ có cầu thang bộ? Đây là những thông tin bạn cần cung cấp cho dịch vụ chuyển văn phòng để họ có thể xác định xem cần bao nhiêu nhân lực để công việc vận chuyển diễn ra nhanh nhất.

Bước tiếp theo bạn nên kiểm kê thiết bị văn phòng, đồ nội thất và tủ. Tủ nên được khóa chặt, có gia cố thêm dây để các đồ vật bên trong không bị rơi ra khi được vận chuyển đến văn phòng mới. Ngoài ra, bạn cần tiến hành đo đồ nội thất ở văn phòng cũ xem có phù hợp với văn phòng mới không.

Mỗi thiết bị và đồ dùng đều cần được dán nhãn và ghi rõ tên người phụ trách hoặc phòng ban. Ngoài ra bạn cũng cần phải có một sơ đồ vị trí nhân viên ở văn phòng cũ, để nhân viên chuyển văn phòng dễ dàng sắp xếp đồ vật khi chuyển văn phòng mới. Điều này còn giúp nhân viên nhanh chóng trở lại hoạt động.

Một cách khác để việc chuyển văn phòng diễn ra nhanh hơn đó là các nhân viên có thể hỗ trợ dịch vụ chuyển văn phòng bằng cách tự đóng gói và dán nhãn đồ đạc của riêng họ. Quản lý của văn phòng nên động viên nhân viên có trách nhiệm trong việc này. Đó không chỉ giúp giảm bớt thời gian vận chuyển mà còn giúp tránh thất lạc đò đạc của nhân viên. Tuy nhiên, quản lý cũng cần đưa ra giới hạn thời gian cho việc đóng gói và sẵn sàng vận chuyển, trách ảnh hưởng đến tiến độ.

xem thêm: Kinh nghiệm chuyển nhà có bể cá cảnh bằng kính

Trong khi chuyển văn phòng, chắc chắn sẽ có các trang thiết bị hoặc tài liệu mà chúng ta cần vứt bỏ.

Từ thời gian trong khi di chuyển, sẽ có trang thiết bị và tài liệu mà bạn có thể cần phải thoát khỏi. Kiểm tra lại tất cả tài liệu và cố gắng bán tất cả trang thiết bị không còn sử dụng được. Các khoản thu này sẽ giúp bù vào chi phí vận chuyển. Nếu không, chúng sẽ được ném ra thùng rác và các nhân viên dịch vụ chuyển văn phòng sẽ không có trách nhiệm chuyển đến văn phòng mới.

Một điều cần đặc biệt quan tâm đó là hệ thống máy tính văn phòng. Chúng sẽ được ngắt kết nối, dây điện và dây cáp sẽ được cuộn lại gọn gàng, dán nhãn và đặt vào hộp. Bạn có thể viết tên nhân viên lên hộp để tránh nhầm lẫn. Tương tự, ngắt kết nối dây điện và dây nối máy photocopy, máy in. Nên để các hộp mực của máy photo và máy in riêng, để tránh mực bị tràn khi di chuyển.

Để việc chuyển văn phòng diễn ra thành công trong vẻn vẹn 24 giờ, cần phải có sự hợp tác giữa cả chủ doanh nghiệp, nhân viên văn phòng và dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp. Sự hợp tác này sẽ giúp tiết kiệm nhiều thời gian cho cả hai bên. Một vài hành động hợp tác nhỏ của bạn sẽ giúp công tác của chúng tôi đạt hiệu quả tốt nhất. Chuyển văn phòng chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp sẽ mang đến hiệu quả nhanh chóng nhất.