Đối với một công ty, có rất nhiều tài liệu, sổ sách, hóa đơn, chứng từ, các báo cáo và hàng loạt các giấy tờ quan trọng cần được lưu trữ từ tháng này qua năm nọ. Chính vì vậy, việc lưu trữ hồ sơ tài liệu đặc biệt là các hồ sơ tài liệu kế toán một cách khoa học trở thành một điều hết sức quan trọng.

Quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu

1. Chọn tủ hồ sơ

Nhiều người cho rằng việc lưu trữ hồ sơ trong những file hoặc tủ nhỏ giúp tiết kiệm. Tuy vậy, sự thật là chúng chẳng hề tiết kiệm hơn việc sử dụng tủ lớn. Để chọn tủ hồ sơ hợp lý, bạn nên:

- Sử dụng tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Loại tủ này sẽ phù hợp với kích thước của các loại hồ sơ khác nhau. Để quản lý dễ dàng và tìm kiếm nhanh hơn, bạn có thể dán giấy bên ngoài mỗi ngăn để phân chia theo từng loại hồ sơ.

- Sử dụng tủ hồ sơ treo tường: Trong trường hợp văn phòng của bạn có không gian nhỏ, bạn nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường để vừa tiết kiệm không gian, giá thành rẻ mà lại có thể lưu trữ khá nhiều hồ sơ tài liệu.

- Dùng những mẩu giấy ghi chú: Đối với những người làm hành chính văn phòng, giấy note đã trở thành vật dụng quen thuộc không được phép thiếu. Bạn có thể dùng các loại giấy có kích thước và màu sắc khác nhau cho từng loại hồ sơ hoặc những ghi chú khác nhau.

2. Phân loại hồ sơ

Đối với một công ty với hàng loạt các giấy tờ, nếu như bạn cứ để lẫn lộn các loại hồ sơ mà không phân loại thì sẽ rất dễ dẫn tới việc lẫn, thất lạc hoặc thậm chí không tìm thấy hồ sơ. Chính vì vậy, phân loại hồ sơ ngay theo một số cách sắp xếp và cách lưu trữ hồ sơ tài liệu dưới đây là việc cần thiết:

- Phân loại hồ sơ theo tên: Bạn có thể phân loại hồ sơ theo các dạng:

+ Hồ sơ cá nhân: sử dụng các bìa kẹp hồ sơ tên riêng để lưu trữ cáctư liệu liên quan đến cá nhân. Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tý liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.

+ Hồ sơ hỗn hợp: Bạn cũng có thể sắp xếp các tài liệu theo vần để dễ tìm kiếm.

+ Hồ sơ cùng 1 tên: Đối với loại này, bạn có thể phân loại theo thời gian.

+ Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên: Sử dụng mã phụ hoặc bìa hồ sơ có màu khác nhau để phân loại.

- Phân loại theo chủ đề: Nếu cùng 1 loại hồ sơ, để dễ quản lý, bạn có thể chia theo từng chủ đề chi tiết: báo cáo, quảng cáo, kế hoạch… Trong đó, bạn cần lưu ý:

+ Tên chủ đề cần được đặt cụ thể tránh mơ hồ, chung chung.

+ Có thể sử dụng các tiêu đề và phụ đề.

+ Có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như kẹp hồ sơ cho các dạng hồ sơ cá nhân hoặc cho mỗi tiêu đề chính, thẻ hướng dẫn.

+ Chuẩn bị một bảng phụ lục các chủ đề.

- Phân loại theo cụm: Bạn cũng có thể chia nhỏ hồ sơ trong cùng 1 chủ đề theo từng cụm: cụm quý 1, cụm quý 2...

- Phân loại theo nhóm: Chia nhỏ một cụm hồ sơ ra theo từng nhóm: nhóm quý 1, nhóm quý 2…

3. Sắp xếp hồ sơ

- Theo thời gian: Bạn có thể sử dụng giấy ghi chú thời gian diễn ra và sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.

- Theo mẫu tự: Bạn cũng có thể dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) để sắp xếp hồ sơ.

- Theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ: chưa giải quyết, giải quyết xong và phản hồi…

4. Lập danh mục hồ sơ

Việc lập ra một danh mục hồ sơ để liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị là việc cần thiết. Nhờ vậy, chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

- Tạo một danh mục chi tiết, chính xác: Bạn nên tạo một danh mục chi tiết và để dễ quản lý, bạn nên đưa sơ đồ đó vào máy tính. Khi cần tìm bạn có thể tra nhanh trên máy tính và biết được chính xác vị trí của hồ sơ đó.

- Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên: Ngoài ra, bạn cần phải đối chiếu và cập nhật thường xuyên khi có sự bổ sung những hồ sơ mới.

5. Lưu trữ hồ sơ

Một số cách lưu trữ hồ sơ tài liệu:

- Lưu theo vần, mẫu tự.

- Lưu theo số, mã số.

- Sử dụng phương tiện và thiết bị lưu trữ: phương tiện giấy (tủ kệ…), phương tiện điện tử (đĩa mềm, đĩa cứng, CD-ROM…), vật dụng bổ trợ (thẻ hướng dẫn, bìa kẹp…)

- Lưu theo số và thời gian.

- Lưu theo trình tự thời gian.

- Lưu theo địa lý.

- Quản lý phân tán theo bộ phận.

Tuy vậy, việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ tương đối tốn thời gian, không gian và cần đầu tư nhân lực. Trong trường hợp việc quản lý không tốt sẽ dẫn tới nhiều hậu quả nghiêm trọng như thất lạc các giấy tờ quan trọng.

Nắm bắt được những khó khăn này, dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu của công ty Vina Moving đã ra đời và được đánh giá là một trong các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu uy tín. Với dịch vụ này, bạn hoàn toàn yên tâm và được đảm bảo về mặt quy trình và chất lượng dịch vụ.

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu, hãy đến với Vina Moving để tiết kiệm không gian, tiết kiệm thời gian, độ cao an toàn và xuất đúng hồ sơ bạn cần một cách nhanh chóng. Nếu cần thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại và địa chỉ thư điện tử trên website của chúng tôi. Hy vọng sẽ được phục vụ quý khách.

Mọi chi tiết xin liên hệ:

Công Ty TNHH Vina Moving

Địa chỉ: 231-233, Tầng 6 Tòa nhà Fimexco, Lê Thánh Tôn , Phường Bến Thành , Quận 1 , TP.HCM

Hotline : 1800 7011 - 1800 7011

Email: info@vietnammoving.com

Website: vinamoving.com

Bài viết : Lưu trữ hồ sơ tài liệu giá tốt an toàn nhanh chóng Vina Moving

Nguồn Vina Moving