Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu

Nhu cầu lưu trữ tài liệu hiện nay ngày càng cao bởi đây không những do diện tích văn phòng hẹp mà còn những hồ sơ tài liệu cần lưu trữ đều là những loại hồ sơ của khách hàng với doanh nghiệphoặc có tính pháp lý rất cao. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức lưu dữ liệu thông tin hồ sơ trên máy, tuy nhiên chúng ta cũng không nên bỏ qua hình thức lưu hồ sơ tài liệu, chứng từ bằng văn bản gốc. Vậy đối với những doanh nghiệp thiếu diện tích lưu trữ hồ sơ phải làm như thế nào? Có nên sử dụng các dịch vụ lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp?

Để đáp ứng được nhu cầu lưu trữ hồ sơ của các doanh nghiệp, trên thị trường đã xuất hiện dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu , dịch vụ lưu kho nhằm giúp các doanh nghiệp có thể giải quyết được một phần nào trong việc tiết kiệm diện tích văn phòng cũng như giúp bảo quản số hồ sơ đó tốt trong nhiều năm.

Vì sao nên sử dụng dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu?

Ngày càng nhiều doanh nghiệp thuê kho lưu trữ tài liệu uy tín để bảo quản tài liệu qua các năm bởi dịch vụ này mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích:

- Tận dụng tối ưu không gian làm việc: Đối với các văn phòng nhỏ hẹp, thuê kho lưu trữ hồ sơ là một giải pháp hiệu quả để tiết kiệm được một khoảng không gian trong văn phòng làm việc.

- An toàn cao: Tại các đơn vị cho thuê kho lưu trữ hồ sơ thường được giám sát nghiêm ngặt, an ninh tốt, các phương pháp lưu trữ được thực hiện khoa học.

- Bảo mật cao: Các nhân viên quản lý hồ sơ chứng từ luôn phải được đào tạo về quy trình bảo mật hồ sơ tài liệu để chắc chắn thông tin hồ sơ chứng từ không bị lộ ra ngoài.

- Được trang bị các thiết bị hiện đại: Các thiết bị như hệ thống hút ẩm móc, camera,… sẽ giúp bảo quản hồ sơ tốt nhất

- Tiết kiệm thời gian và giảm chi phí nhân công: Với dịch vụ này, doanh nghiệp không cần phải tự phân bổ nhân lực để quản lý hồ sơ. Nhân viên có thể tập trung vào làm việc và dành ít thời gian vào việc tìm kiếm giấy tờ trong đống chứng từ hồ sơ ở văn phòng. Tránh được các trường hợp đáng tiếc xảy ra như thất lạc hồ sơ.

- Có thể nhận báo cáo trực tuyến: Tuy hồ sơ chứng từ của bạn được lưu trong kho lưu trữ, bạn hoàn toàn có thể yên tâm vì bạn có thể nhận được các báo cáo trực tuyến từ các đơn vị lưu trữ. Các báo cáo này sẽ được thông báo chi tiết theo thời gian, số lượng và các bộ phận của doanh nghiệp. Bạn sẽ không còn phải lo lắng về thùng hồ sơ hiện được lưu ở đâu, vị trí nào và ai sẽ nhận chúng khi yêu cầu nữa.

- Nhận được hồ sơ ngay khi có yêu cầu: Các nhân viên của bạn sẽ không còn phải tốn thời gian để tìm kiếm hồ sơ chứng từ nữa. Hiện nay, hầu hết các đơn vị lưu trữ hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp đều cung cấp hệ thống truy cập dữ liệu trực tuyến, cùng đội ngũ nhân viên giao nhận giàu kinh nghiệm và đội xe tải đông đảo sẽ mang đúng thùng hồ sơ đến tân nơi cho bạn một cách nhanh chóng.

Ai nên thuê kho lưu trữ hồ sơ?

- Các công ty, doanh nghiệp có diện tích văn phòng nhỏ hẹp. Đối với tình trạng đất chật người đông như hiện nay, việc tìm kiếm một văn phòng rộng rãi để vừa làm việc và chứa hồ sơ tài liệu sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản chi phí khá lớn.

- Các công ty doanh nghiệp lâu năm: Những doanh nghiệp này thường có một lượng lớn tài liệu cần được lưu trữ qua các năm. Nếu không có phương pháp lưu trữ khoa học, những tài liệu này rất dễ bị lẫn lộn, mục nát hoặc thất lạc.

- Nhìn chung, mọi công ty nếu có nhu cầu lưu trữ các tài liệu hồ sơ quan trọng, hoàn toàn có thể tìm đến các đơn vị cho thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp.

Tuy nhiên, không hẳn đơn vị nào cũng cung cấp cho bạn dịch vụ lưu hồ sơ tốt, nếu bạn chọn sai đơn vị các bạn sẽ gặp rất nhiều phiền phức thậm chí là số hồ sơ của bạn sẽ bị mục nát, bị mất đi hoặc cũng có thể bị lộ thông tin ra ngoài.

Trong rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ, Vina Moving được biết đến là một đơn vị cho thuê kho lưu trữ hồ sơ cũng như dịch vụ lưu trữ hồ sơ uy tín. Ở Vina Moving, chúng tôi sẽ giúp bạn quản lý các thông tin doanh nghiệp từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc chu trình sử dụng hồ sơ chứng từ. Ngoài ra, Vina Moving có hệ thống kho bãi rỗng rãi, thoáng đãng, an toàn, đạt tiêu chuẩn, luôn được canh chừng nghiêm ngặt 24/7, có hệ thống camera theo dõi, các phần mềm quản lý, hệ thống báo và chữa cháy hiện đại.

Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu của Vina Moving không giới hạn thời gian làm việc, vìvậy khách hàng có thể dễ dàng sử dụng dịch vụ bất cứ thời gian nào tiện lợi. Ngoài ra, hệ thống kho lưu trữ được vận hành bởi đội ngũ nhân viên và quản lý kho chuyên nghiệp và thân thiện, bạn hoàn toàn có thể tin tưởng giao các tài liệu quan trọng cho chúng tôi.

Trên đây là một số thông tin chung về dịch vụ cho thuê kho lưu trữ , chuyển nhà , chuyển văn phòng hồ sơ tài liệu , chiuêcủa chúng tôi. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị uy tín để bảo quản các tài liệu quan trọng, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua điện thoại hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo địa chỉ trên website để có thêm các thông tin chi tiết.

Mọi chi tiết xin liên hệ:

Công Ty TNHH Vina Moving

Địa chỉ: 231-233, Tầng 6 Tòa nhà Fimexco, Lê Thánh Tôn , Phường Bến Thành , Quận 1 , TP.HCM

Hotline : 1800 7011

Email: info@vietnammoving.com

Website: vinamoving.com

Bài viết : Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu giá tốt chuyên nghiệp

Nguồn Vina Moving