Dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ sơ

Xem nhanh

Vinamoving.com | 4/6/2017

Hiện nay, ta thấy xảy ra tình trạng nhiều doanh nghiệp, văn phòng lớn đang thiếu hụt chỗ để lưu trữ hồ sơ, những chứng từ, giấy tờ quan trọng của doanh nghiệp. Số lượng các hồ sơ thì luôn tăng lên mỗi ngày làm văn phòng không thể chứa hết. Do đó, nắm bắt nhu cầu của các doanh nghiệp, trên thị trường đã xuất hiện dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ, nhằm giúp doanh nghiệp, văn phòng có thể giảm bớt nỗi lo không còn không gian trống để trữ lại hồ sơ quan trọng.

Dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ sơ là như thế nào?

Kho lưu trữ hồ sơ là nơi lưu giữ tài liệu để phục vụ khai thác sử dụng. Những tài liệu trong kho được bố trí, sắp xếp sao cho ngăn nắp nhất, khoa học và tiện lợi nhất cho việc khai thác sử dụng.

Có 3 lí do chính mà các công ty cần đến dịch vụ này:

- Những doanh nghiệp, công ty có văn phòng nhỏ nên không có chỗ chứa đựng lưu trữ hồ sơ nhiều, dẫn đến nhu cầu tăng lên

- Không lo bị thất lạc hồ sơ hay các chứng từ cần phải lưu trữ lâu năm.

- Hồ sơ được đảm bảo an toàn với các dịch vụ kho lưu trữ uy tín luôn có hệ thống hiện đại như phòng cháy chữa cháy, máy hút bụi, hút ẩm, thiết bị hiện bảo vệ hiện đại 24/24h, hệ thống quạt thông gió và đèn chiếu,…

Mời tham khảo thêm >> Dịch vụ lưu trữ hồ sơ

Dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ sơ đầy đủ tiện ích cho doanh nghiệp

Những yếu tố cấu thành kho lưu trữ hồ sơ đạt chuẩn

Với một kho lưu trữ hồ sơ đạt chuẩncung cấp bởi công ty dịch vụ thì cần đáp ứng một số tiêu chuẩn nhất định. Chẳng hạn như hệ thống kho của công ty Vietnam moving xây dựng đã thiết kế như sau:

Hệ thống kho bãi của công ty cho thuê kho lưu trữ hồ sơ rộng, thoáng, đảm bảo an toàn, đạt tiêu chuẩn quốc tế về dịch vụ lưu kho lưu hồ sơ. Diện tích rộng cũng cho phép sắp xếp hồ sơ hiệu quả, đủ sức chứa nhiều hồ sơ. Với cả những giấy tờ đòi hỏi sự bảo đảm lưu trữ cao, khách hàng cũng có thể tin tưởng gửi gắm.

Dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ sơ

Thời gian làm việc 24/24 trong ngày, quý khách hàng có thể thoải mái yêu cầu dịch vụ toàn thời gian trong ngày. Tiện lợi của quý khách sẽ được ưu tiên hàng đầu nên bạn không phải ngại khi gọi vào những giờ ngoài hành chính.

Bên cạnh đó, không gian lưu trữ kho hồ sơ được bảo quản sạch sẽ, thoáng, khô ráo, đảm bảo các điều kiện như ánh sáng, nhiệt độ… rất tốt, phù hợp.

Ngoài ra, đội ngũ nhân viên cũng là một trong những yếu tố để khách hàng tin dùng. Thái độ làm việc nhiệt tình, chu đáo, thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự là điều rất cần ở nhân viên. Nhân viên sẽ đáp ứng và hoàn thành mọi yêu cầu của khách hàng lúc cần xuất kho lấy hồ sơ phục vụ công việc nhanh chóng và hiệu quả. Hồ sơ và tài liệu lưu trữ trong kho thì luôn được trữ một cách khoa học, hợp lý và tiện dụng.

Sẽ có người nhận hàng trực tiếp tại địa chỉ của khách hàng rồi đem hồ sơ về lưu tại kho an toàn. Khi có yêu cầu từ khách là lấy hồ sơ cho công việc, công ty sẽ điều động nhân viên tìm hồ sơ rồi giao đến cho khách một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất. Với mạng lưới theo dõi hàng hóa trong kho 24/24h, quý khách có thể theo dõi hồ sơ của mình một cách dễ dàng trong kho lưu trữ. Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ cũng sẽ mang đến cho bạn tiện ích về không gian, hơn cả là sự bảo mật cao, vừa an toàn lại có thể tiết kiệm chi phí.

Tuy nhiên, trên thực tế, không có bất kỳ công ty cho thuê kho nào đảm bảo với khách hàng được rằng số chứng từ, hồ sơ mà khách hàng gửi sẽ tuyệt đối 100% nguyên vẹn vì những tai nạn bất khả kháng xảy ra trong quá trình vận chuyển, lưu trữ, không một ai có thể nói trước được. Nhưng các công ty dịch vụ đều cố gắng chứng minh mình một cách tốt nhất để khách hàng tin tưởng trao gửi hồ sợ, giấy tờ quan trọng của công ty cho mình.

Dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ sơ

Những lưu ý khi chọn sử dụng kho lưu trữ hồ sơ

Tuy nhiên, có một vấn đề cần lưu ý là có thể sẽ rất khó để khách hàng biết cách nhận định được đâu là một công ty dịch vụ tốt với hệ thống phòng kho đầy đủ trang thiết bị cùng công tác quản lý hiệu quả, đúng hạn mức tối thiểu mà nhà nước quy định.

Muốn biết được chính xác, có thể bạn sẽ cần phải xem xét những điều cơ bản sau đây. Để chọn nơi cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ đáng tin cậy, bạn nên xem xét diện tích nơi cho thuê, môi trường xung quanh có nhiều ẩm mốc không. Điều này cho phép bạn biết được hồ sơ của mình có được lưu trữ an toàn và bền theo thời gian hay không. Bởi, nếu độ ẩm quá cao thì hồ sơ giấy tờ lưu trữ lâu rất dễ bị hỏng, còn diện tích lưu trữ mà quá nhỏ hẹp thì có thể khiến hồ sơ khó kiểm soát được tốt nhất, khó khăn trong việc rút ra khi có việc cần sau này.

Và một điểm nữa mà bạn cần quan tâm, không nên bỏ qua đấy là: nơi cho thuê kho hồ sơ uy tín có hệ thống quan sát camera, có đồ phòng cháy chữa cháy không và có hoạt động tốt hay không…. Camera sẽ giám sát các hoạt động trong kho và ghi lại những người đã ra vào phòng khi có sự cố mất mát tài liệu, nhất là camera rất cần với tài liệu có tính quan trọng và cần bảo mật. Tất cả những điều trên đều vô cùng quan trọng.

Tóm lại, trên đây là những thông tin cho bạn về dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ tốt nhất, đảm bảo nhất để bạn có được lựa chọn phù hợp cho việc bảo quản tài liệu của mình. Bạn nên lựa chọn cho mình những công ty cung cấp dịch vụ chuyển nhà uy tín như Vina Moving, Vinalogistic,…