Cách chuyển văn phòng được đánh giá chuyên nghiệp nhất hiện nay

Xem nhanh

Vinamoving.com | 4/6/2017

Với những công ty, doanh nghiệp đã có kinh nghiệm chuyển văn phòng, hầu hết mọi người đều phải nhận định rằng, việc chuyển đồ đạc văn phòng tới địa chỉ mới ảnh hưởng khá nhiều đến công việc chung của toàn thể công ty. Cách chuyển văn phòng được coi là chuyên nghiệp nhất khi bạn chuẩn bị được một kế hoạch hoàn chỉnh cho các bước sắp xếp, vận chuyển, dọn dẹp. Điều này sẽ giúp công ty của bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian, công sức, đồng thời không làm ảnh hưởng tới năng suất làm việc của doanh nghiệp.

Lên kế hoạch ít nhất 1 tháng trước đó

Thông thường, kế hoạch chuyển văn phòng , chuyển nhà trọn gói nên được thiết lập trước ngày chuyển ít nhất 1 tháng, cũng có công ty thực hiện ngay sau khi đã tìm được văn phòng mới. Nhưng nhìn chung, các chủ doanh nghiệp còn đợi chờ chọn được ngày tốt, ngày đẹp để làm lễ chuyển văn phòng, nên việc lập kế hoạch còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố.

Kế hoạch chuyển văn phòng sẽ bao gồm rất nhiều đầu mục, chẳng hạn: lựa chọn, tìm kiếm các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển, hoặc có những đơn vị tự chuyển thì lại phải lên danh sách phân công công việc cho từng bộ phận, phòng ban; rồi việc thuê xe, mua đồ đóng gói…Sau đó là việc dự trù kinh phí, dự toán cho công việc vận chuyển này.

Ngoài ra, người phụ trách đảm nhận việc lên kế hoạch cần khảo sát trước địa điểm văn phòng mới để có những dự tính cho hợp lý, như không gian, diện tích, số lượng phòng làm việc, quãng đường từ văn phòng cũ đến văn phòng mới…Hơn thế nữa, việc lấy ý kiến của các nhân viên trong công ty để thống nhất kế hoạch dọn dẹp, sắp xếp là điều rất cần thiết, bởi nó liên quan đến công việc đang tiến hành ở công ty, liên quan đến việc sử dụng các thiết bị làm việc, thiết bị văn phòng.

Loại bỏ những đồ không dùng tới

Dù là chuyển nhà hay chuyển văn phòng, có một nguyên tắc chung là hãy vứt bỏ những đồ dùng không dùng tới, điều này sẽ khiến bạn tiết kiệm được công sức dọn dẹp và chi phí vận chuyển. Thực tế trong văn phòng, có không ít những đồ nội thất không phù hợp với văn phòng mới. Khi chuyển sang chỗ làm mới, hầu hết các công ty đều mua sắm đồ mới, trang trí lại nội thất văn phòng mới. Chính vì vậy, giái pháp tốt nhất là bạn có thể thanh lý, chấp nhận bán với giá rẻ, vì có giữ lại bạn cũng chẳng thể sử dụng được nữa, lại chẳng có chỗ để chứa đồ cũ.

Đánh dấu đồ đạc tránh nhầm lẫn

Trong quá trình vận chuyển, không ít công ty gặp phải tình trạng đồ dùng của các phòng ban, các cá nhân bị thất lạc, bị lộn xộn, nhầm lẫn, gây ra thiệt hại không hề nhỏ. Bởi vậy, việc đánh dấu đồ đạc là công việc vô cùng quan trọng, nhất là với những hồ sơ, giấy tờ quan trọng. Kĩ năng đánh dấu là sử dụng những con số, màu sắc riêng biệt, đại diện cho từng phòng bạn. Cần cử một vài người để phụ trách việc này.