Thủ tục cần có trước khi chuyển văn phòng công ty

Chuyển văn phòng công ty là một quyết định khá khó khăn đối với những người lãnh đạo, bởi đây là công việc đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và tốn một khoản chi phí không hề nhỏ. Sự ra đời của các dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, dịch vụ chuyển nhà trọn gói đã giúp giải quyết vấn đề đó một cách thật đơn giản. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải lưu ý tới thủ tục cần có trước khi chuyển văn phòng công ty để công việc diễn ra thuận lợi hơn.

Với mong muốn có một môi trường làm việc mới đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn mà nhiều công ty đã quyết định chuyển văn phòng của mình đến địa điểm khác. Đây là công việc không hề dễ dàng gì, đặc biệt là vấn đề liên quan đến những thủ tục cần có trước khi chuyển văn phòng công ty.

Trước khi quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói có uy tín, chất lượng cũng như có sẵn địa điểm làm việc mới thì điều đầu tiên bạn nên làm chính là hoàn tất mọi thủ tục cần có trước khi chuyển văn phòng công ty. Việc làm này có vai trò vô cùng quan trọng bởi có liên quan đến tính pháp lý, đồng thời để tránh những rắc rối không cần thiết cho hoạt động của văn phòng sau này.

Nếu công ty của bạn đang có nhu cầu chuyển văn phòng thì đừng nên bỏ qua những lưu ý hữu ích dưới đây nhé!

Xác nhận thuế ở chi cục thuế tại nơi đang đặt trụ sở

Để thực hiện công việc này, bạn cần phải chuẩn bị 3 bộ hồ sơ gồm:

- Biên bản họp về việc sẽ tiến hành chuyển trụ sở văn phòng công ty của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên (biên bản này áp dụng được cho công ty cổ phần hoặc công ty TNHH 2 thành viên).

- Quyết định về việc thực hiện chuyển trụ sở văn phòng công ty của Đại hội đồng cổ đông hay Hội đồng thành viên cũng như của chủ sở hữu (còn tùy thuộc vào từng loại hình công ty).

- Công văn gửi đến chi cục thuế tại nơi đặt trụ sở văn phòng hiện tại về việc xin chốt thuế để chuyển địa điểm mới.

- Mẫu 08

- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh có chứng thực.

- Giấy giới thiệu cho người trực tiếp đi nộp hồ sơ.

Nộp hồ sơ chuyển văn phòng tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới

Hồ sơ chuyển trụ sở văn phòng chính để nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh bao gồm:

- Biên bản họp về vấn đề chuyển trụ sở văn phòng công ty Hội đồng thành viên hoặc của Đại hội đồng cổ đông (áp dụng được cho cả loại hình công ty cổ phần và công ty TNHH 2 thành viên).

- Quyết định chuyển trụ sở văn phòng công ty của Đại hội đồng cổ đông hoặc của Hội đồng thành viên hay chủ sở hữu (quyết định này sẽ phụ thuộc vào loại hình công ty của công ty bạn).

- Thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh (thực hiện theo mẫu tại văn bản pháp luật hiện hành).

- Giấy giới thiệu cho người nộp hồ sơ.

- Mẫu 09-10. (Có bản xác nhận của cơ quan thuế).

- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao có công chứng).

- Nộp hồ sơ chuyển văn phòng tại phòng đăng ký kinh doanh ở nơi đặt trụ sở mới.

Trong trường hợp công ty của bạn vẫn giữ nguyên trụ sở cũ và tiến hành mở thêm văn phòng giao dịch mới thì cần phải thực hiện đầy đủ các bước:

+ Lên kế hoạch chuyển trụ sở làm việc đến văn phòng giao dịch mới một cách cụ thể và chi tiết.

+ Trước khi bắt tay chuyển văn phòng hãy thông báo với những đối tác quan trọng với công ty ngày dự kiến hoạt động của văn phòng giao dịch mới thông qua văn bản, thư tín, email hoặc fax…

+ Tìm hiểu và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín để đảm bảo cho quá trình vận chuyển đồ đạc được an toàn và chuyên nghiệp tới địa điểm làm việc mới.

+ Ổn định cơ cấu tổ chức cùng các phòng ban liên quan để công việc được tiến hành trong thời gian sớm nhất khi đã thực hiện việc chuyển văn phòng thành công.

Hy vọng với những lưu ý trên đây sẽ giúp cho công ty của bạn hoàn tất mọi thủ tục một cách nhanh chóng và thuận lợi nhất trong quá trình chuyển văn phòng đến nơi làm việc mới. Bạn cũng đừng quên lựa chọn cho công ty mình một đơn vị cung ứng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói giá rẻ với chất lượng cao để tránh lãng phí thời gian và có thể đảm bảo được tính chuyên nghiệp trong quy trình thực công việc nhé!