Cẩm nang hướng dẫn chuyển văn phòng công ty từ A-Z không sợ thâm hụt ngân sách

Bạn nghĩ rằng chuyển văn phòng là một việc khó khăn? Đó chỉ là một quá trình và với việc thực hiện đúng trình tự, bạn có thể chắc chắn việc chuyển văn phòng đúng thời gian, đảm bảo ngân sách mà không gặp rắc rối nào.

1. Hãy tìm một vị trí tốt

- Xác định lí do cho việc chuyển văn phòng, chuyển nhà . Để tìm được một vị trí tốt, đầu tiên bạn nên nghĩ đến việc tại sao lại phải chuyển văn phòng. Một vài lí do phổ biến cho việc chuyển văn phòng có thể kể đến: Chi phí sở hữu thấp hơn; tiếp cận gần hơn với nguồn lao động chất lượng; tiếp cận dễ dàng hơn với thị trường mục tiêu…

- Cân nhắc những yêu cầu cho văn phòng mới. Hãy bàn bạc với giám đốc và đưa ra chính xác những yêu cầu của văn phòng mới. Đó có thể là phải có không gian rộng hơn cho nhân viên, phòng họp lớn hơn,...

- Thuê một người môi giới. Người môi giới sẽ giúp bạn tìm kiếm văn phòng và hoạt động như một người trung gian giữa bạn và công ty bất động sản.

- Thảo luận về các địa điểm có thể với nhân viên và các bên liên quan. Bạn nên tham khảo nhân viên và các bên liên quan trong vấn đề lớn này vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến họ. Hãy tổ chức một buổi họp với nhân viên, trình bày một vài địa điểm có khả năng, đưa ra các ưu và khuyết điểm của mỗi vị trí, kèm theo hình ảnh.

- Chi phí cho việc di chuyển. Hãy làm việc với giám đốc để quyết định chi phí cho việc di chuyển và chắc chắn rằng bạn có thể đáp ứng nó. Chi phí chuyển văn phòng có thể gồm: Chi phí di chuyển vật dụng, thuê dịch vụ chuyển nhà…

2. Lên kế hoạch di chuyển

- Giao việc cho nhân viên. Hãy cố gắng thực hiện việc này ít nhất 6 hoặc 12 tháng trước khi di chuyển, đặc biệt là nếu di chuyển văn phòng lớn hoặc văn phòng với số lượng nhân viên lớn. Bạn có thể chọn ra một người chủ chốt đứng đầu hoặc điều hành đội chịu vận chuyển trong công ty.

- Xác định hàng tồn kho. Bạn nên kiểm tra số lượng hàng tồn kho của công ty; giải quyết số hàng đó và cơ sở vật chất của văn phòng hiện tại không dùng đến nữa; đánh dấu những đồ không sử dụng để không vận chuyển đến văn phòng mới.

- Lên thời gian biểu cho việc thuê xe tải di chuyển. Hãy đưa ra một thời gian biểu cụ thể cho việc di chuyển với đội ngũ vận chuyển. Nếu bạn thuê dịch vụ vận chuyển văn phòng, hãy đưa ra ngày giờ cụ thể cho việc di chuyển và xem họ có thể đáp ứng thời gian này ko nhé.

- Lên kế hoạch bố trí văn phòng mới. Khi bạn đã có thời gian biểu cho việc di chuyển, bạn hãy bàn bạc với đội ngũ vận di chuyển trong nhân viên để xây dựng một kế hoạch bố trí văn phòng mới. Ví dụ, bạn có thể đặt bộ phận IT bên cạnh phòng máy chủ vì có thể họ sẽ cần ra vào phòng này nhiều hơn các bộ phận khác.

3. Tổ chức việc di chuyển

- Di chuyển trong thời gian phù hợp. Không có khoảng thời gian nào để di chuyển mà không có vấn đề gì, dù gì bạn cũng sẽ phải mất một vài ngày. Tuy nhiên bạn nên chọn di chuyển trong thời gian mà công việc kinh doanh diễn ra không quá bận rộn.

- Thảo luận việc chuẩn bị với dịch vụ chuyển văn phòng. Bạn nên bàn bạc về bất kì sự chuẩn bị nào để cuối cùng việc di chuyển được thuận tiện nhất. Ví dụ như bạn có những đồ đạc cần đóng gói cẩn thận khi di chuyển, có những đồ không cần chuyển…

- Ưu tiên bộ phận IT. Với hầu hết các công ty, bộ phận IT là thiết yếu. Có thể bạn muốn cho bộ phận IT được sắp xếp đầu tiên vào không gian làm việc mới để giúp cho công ty có thể hoạt động nhanh hơn sau khi di chuyển. Bạn cũng muốn làm việc với bộ phận IT để sắp xếp việc nâng cấp thiết bị trước khi di dời để bộ phậm IT hoạt động hiệu quả trong không gian làm việc mới.

- Sắp xếp bộ phận chủ lực trước. Bạn nên ưu tiên cho các đơn vị chủ chốt trong văn phòng mới để công ty có thể đi vào hoạt động ngay. Đó có thể là nhân viên chủ chốt trong các bộ phận, hay bộ phận chính mà đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh như là bộ phận sản xuất.

- Mua bảo hiểm cho việc vận chuyển. Hãy nói chuyện với công ty bảo hiểm về bảo hiểm vận chuyển. Bạn sẽ phải cung cấp một danh sách chính xác hàng tồn kho và ước tính giá trị của tổng số các mặt hàng được chuyển

- Sắp xếp đội ngũ dọn dẹp văn phòng cũ. Bạn sẽ phải dọn dẹp sạch sẽ văn phòng cũ. Bạn có thể huy động đội tình nguyện dọn dẹp là nhân viên công ty hoặc có thể thuê dịch vụ dọn dẹp.

Với những thông tin trên đây, chắc hẳn các bạn đã có thể tự lên kế hoạch hoàn chỉnh cho việc di chuyển văn phòng của mình rồi đúng không, các bạn cũng có thể tìm đến các dịch vụ chuyển văn phòng để mọi việc trở nên đơn giản hơn nhé!