Cách chuyển văn phòng tại cùng địa điểm

Các doanh nghiệp đôi khi không chỉ dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tới địa điểm mới mà có thể chỉ là sự thay đổi vị trí các phòng ban để cho phù hợp theo định hướng phát triển mới. Tuy nhiên, dù không phải di dời đến địa điểm khác nhưng việc chuyển chỗ cũng khiến nhân viên vô cùng mệt mỏi, ngán ngẩm. Sau đây, Vinamoving sẽ chia sẻ những kinh nghiệm để giúp bạn tránh gặp áp lực khi chuyển văn phòng.

1. Chú ý đến thiết kế vị trí từng phòng ban

Thiết kế vị trí của từng phòng ban, khu vực là một trong những hoạch định đầu tiên của việc chuyển nhà trọn gói, hoạch định đúng thì các công việc tiếp theo của dự án di dời mới hoàn hảo. Vì thế, ngay từ giai đoạn này, bạn phải lập sơ đồ từng phòng ban cũng như diện tích mỗi phòng cho phù hợp kể cả vị trí sắp xếp chỗ ngồi, tủ hồ sơ, lối đi.

Bạn chú ý, khi chuyển văn phòng tại cùng địa điểm thì công ty sẽ tận dụng hầu hết các đồ nội thất như bàn, ghế, tủ, và do mỗi phòng sẽ có những loại tủ khác nhau, vì thế mà bạn cũng tính đến kích thước của chúng khi phân bổ diện tích. Tránh trường hợp diện tích quá nhỏ không đủ chỗ để kê các tủ này buộc bạn phải thay bằng một tủ khác bé hơn, từ đó, dẫn đến việc phá vỡ bố cục thiết kế của phòng, gây mất mỹ quan.

Thiết-kế-từng-phòng-ban-phải-chú-ý-đến-diện-tích-để-vật-dụng-của-phòng

2. Sắp xếp, đóng gói đồ đạc

Do chỉ chuyển vị trí các phòng ban nên chắc chắn công ty chỉ thuê dịch vụ chuyển văn phòng thực hiện công việc khuân vác, còn sắp xếp và đóng gói đồ đạc sẽ do nhân viên mỗi phòng tự thực hiện để tiết kiệm chi phí. Vì thế, bạn cần biết một số nguyên tắc nhất định để không tốn quá nhiều thời gian và công sức cho giai đoạn này.

Theo Vietnam moving, đầu tiên, bạn lọc lại các hồ sơ, loại bỏ bớt những tài liệu đã cũ và không còn thời gian lưu trữ theo quy định của công ty. Thông thường, một số tài liệu có thời hạn lưu bằng file in là 3 hoặc 5 năm, tuy nhiên, cũng có một số dự án của công ty xây dựng yêu cầu thời gian lưu các bản vẽ, hồ sơ tới 10 năm. Vì thế, nếu tài liệu đã quá thời hạn này, bạn đừng tiếc và hãy bỏ chúng đi vì chúng không còn giá trị nữa.

Tiếp theo, bạn đóng gói những tài liệu có tính chất lưu trữ trước, rồi ghi chú bên ngoài thùng. Và bạn đừng quên, dán kỹ 2, 3 lớp băng keo dính dưới đáy thùng cũng như trên nắp thùng vì tuy chỉ là những tờ giấy A4, A1 hay file lưu hồ sơ nhưng khi xếp vào thùng thì chúng cũng có trọng lượng khá nặng. Trọng lượng lý tưởng nhất cho mỗi thùng đóng gói là 30kg để có thể dễ dàng di chuyển.

Các tài liệu dự án bạn đang làm thì được xếp riêng một thùng để khi đến vị trí mới, bạn có thể lấy chúng ra và làm tiếp những công việc đang còn dang dở.

Với máy tính thì bạn không cần đóng gói thêm lớp chống sốc do chỉ di chuyển vị trí phòng ban trong cùng tầng lầu hoặc từ tầng dưới lên tầng trên hay ngược lại nên rủi ro về hư hỏng rất ít. Vì thế, bạn chỉ cần tháo dây bàn phím, chuột máy tính, dây màn hình, dây loa, dây cáp mạng rồi cuộn lại với nhau và đặt cùng 1 bao bì. Với màn hình máy vi tính, bàn phím, CPU thì nhân viên IT hoặc dịch vụ chuyển văn phòng sẽ gói chung và di chuyển giúp bạn.

Đóng-gói-tài-liệu-vật-dụng-vào-thùng-carton-dưới-30kg-để-thuận-tiện-khi-di-chuyển

3. Đừng quên lập danh sách các thùng đồ đạc

Để thuận tiện cho bạn khi tới chỗ mới có thể kiểm kê xem tài liệu, vật dụng của mình có đầy đủ chưa thì bạn nên lập danh sách các thùng đồ đã đóng gói. Đánh số thứ tự và ghi những tài liệu có trong thùng lên trên nắp thùng, đồng thời cũng ghi đầy đủ các thông tin này trong bản danh sách.

Khi chuyển tới vị trí mới, chắc chắn bạn sẽ không có đủ thời gian để sắp xếp toàn bộ hồ sơ vào tủ, vì thế, bản danh sách trên sẽ là thông tin cần thiết để cho bạn biết những tài liệu bạn đang làm dở dang ở đâu để bạn có thể lấy chúng ra trước và làm tiếp tục công việc, tránh bị trì trệ. Không những thế, bản danh sách còn có tác dụng giúp bạn biết các thùng đồ đạc chứa những tài liệu nào để xếp chúng vào đúng vị trí tủ đựng tài liệu, tránh mất thời gian tìm kiếm.

Lập-danh-sách-các-thùng-đóng-gói-sẽ-giúp-bạn-tiết-kiệm-thời-gian-tìm-kiếm-tài-liệu

Trên đây là một số kinh nghiệm mà dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói Vina moving chia sẻ, hi vọng sẽ giúp ích bạn trong việc chuyển văn phòng. Nếu bạn còn gặp khó khăn trong việc di dời văn phòng, bạn liên hệ Vietnammoving, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn nhanh chóng.