Cách giữ gìn tài liệu khi chuyển văn phòng công ty

Trong công tác chuyển văn phòng công ty, ngoài việc sắp xếp, đóng gói các trang thiết bị đồ dùng thì các loại tài liệu cũng là một phần quan trọng không kém mà bạn cần phải chú ý. Vậy cách giữ gìn tài liệu khi chuyển văn phòng công ty tốt nhất là gì? Một vài thông tin chia sẻ sau đây sẽ giúp bạn giải đáp cho vấn đề trên.

Vì sao cần phải có cách giữ gìn tài liệu khi chuyển văn phòng công ty?

Hồ sơ, tài liệu là những văn kiện lưu trữ những thông tin vô cùng quan trọng về các hoạt động của công ty chuyển nhà như hợp đồng khách hàng, kế hoạch kinh doanh, hồ sơ nhân viên... Các loại tài liệu này có thể lưu trữ bằng văn bản giấy hoặc trong máy tính.

Nhưng dù lưu trữ dưới hình thức nào đi chăng nữa thì cũng phải vô cùng cẩn trọng khi chuyển văn phòng công ty. Vì nếu trong quá trình vận chuyển mà gặp các sự cố ngoài ý muốn như máy tính bị va đập, hư hỏng hoặc giấy tờ dính nước mưa, bị thất lạc thì sẽ khó phục hồi hoặc hư hỏng toàn bộ. Và nếu muốn có lại được những loại văn bản dữ liệu đó thì phải tốn rất nhiều thời gian, công sức mà chưa chắc đã hoàn thiện, đầy đủ như những dữ liệu cũ đã mất. Và điều này chắc chắn sẽ làm ảnh hưởng không nhỏ đến các hoạt động cũng như tình hình phát triển của công ty như làm chậm tiến độ kinh doanh, mất uy tín với khách hàng, lợi nhuận giảm sút, tài nguyên của công ty bị tổn thất nặng nề.

Vậy cách giữ gìn tài liệu khi chuyển văn phòng công ty là gì?

Để lưu trữ dữ liệu hiệu quả, an toàn, tránh thất lạc, hư hỏng thì bạn phải chú ý những điều sau:

- Trước khi tiến hành chuyển văn phòng công ty từ 2-3 tuần, người quản lý hoặc người có trách nhiệm liên quan phải đề nghị, nhắc nhở nhân viên lưu trữ những dữ liệu liên quan đến công việc của họ vào các bộ nhớ ngoài hoặc USB và tránh chỉ lưu dữ liệu vào một chỗ duy nhất là CPU. Số tài liệu này họ có thể tự bảo quản và sao chép lại khi việc chuyển văn phòng đã xong xuôi. Ngoài ra cũng nên cảnh báo với nhân viên là nếu như không thực hiện việc sao lưu hoặc sao lưu rồi lại để mất dữ liệu thì họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn với sự tổn thất của công ty và có trách nhiệm phải phục hồi lại dữ liệu để không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc hay dự án mà công ty đang thực hiện.

- Nếu tài liệu là văn bản thì phải lưu trữ, bảo quản trong các túi lớn, thùng đựng và đánh dấu riêng để chú ý hơn trong quá trình chuyển văn phòng. Bạn cũng nên lưu ý sắp xếp, đóng gói cẩn thẩn để tránh làm hư hổn những tài liệu này. Đặc biệt là khâu chống thấm nước phải được đầu tư kỹ lưỡng bằng cách sử dụng các túi nilon, hộp đựng bằng nhựa… Bên cạnh đó, bạn cũng nên lập danh sách các tài liệu mà mình đang có để tiện hơn trong việc quản lý hoặc phục hồi khi xảy ra sự cố.

- Những tài liệu quan trọng như giấy sở hữu tài sản, giấy phép kinh doanh, hợp đồng khách hàng… thì bạn nên tự mình đóng gói và vận chuyển để tránh tiết lộ những thông tin cơ mật của doanh nghiệp.

- Sau khi đã chuyển đến văn phòng mới, bạn nên tiến hành kiểm tra các tài liệu để xem có đầy đủ chưa, có khớp với danh sách đã lập lúc trước khi chuyển văn phòng không.

Cẩn thận, kỹ càng trong việc giữ gìn tài liệu sẽ giúp công việc của nhân viên cũng như hoạt động của công ty diễn ra nhịp nhàng, tốt đẹp, không bị xáo trộn.

Sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng công ty cũng là một gợi ý hay dành cho bạn!

Ngoài những cách giữ gìn tài liệu trên, bạn cũng có thể lựa chọn sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng công ty. Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển nhà, chuyển văn phòng, Vina Moving chắc chắn sẽ làm bạn yên tâm tuyệt đối.

Sử dụng dịch vụ của chúng tôi, bạn sẽ được một đội ngũ nhân viên lành nghề hỗ trợ phân loại, đóng gói trang thiết bị đồ dùng, tài liệu một cách cẩn thận. Tất cả quy trình vận chuyển đều được thực hiện một cách chuyên nghiệp, vừa tiết kiệm thời gian vừa đảm bảo an toàn. Chọn dịch vụ chuyển văn phòng của Vina Moving, bạn không chỉ nhanh chóng ổn định công việc mà còn tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể.

Khi quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng của chúng tôi thì có thể gọi điện trực tiếp đến 1800 7011 (Mr Minh) hoặc tổng đài: 08.62.61.98.93. Ngoài ra, quý khách có thể đến văn phòng tại Số 231-233 Lê Thánh Tôn, phường Bến Thành, quận 1, TP.HCM để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất. Vina Moving luôn sẵn sàng đón tiếp quý khách!