Cách giữ tài liệu an toàn khi chuyển văn phòng

Tài liệu được xem là nơi lưu trữ quan trọng của một công ty và là một trong những thông tin tuyệt mật mà mỗi công ty dùng để lưu trữ lại mọi danh sách, giấy tờ của hầu hết công việc và các giấy tờ ký kết, những bản chính là giấy tờ sao lưu nội bộ công ty không thể nào mang ra ngoài và đưa cho các công ty đối thủ biết được để tránh những điều xấu có thể xảy ra cho công ty, doanh nghiệp dù là nhà nước hay tư nhân. Việc chuyển tài liệu ra ngoài là việc rất ít khi xảy ra trừ khi bạn chuyển văn phòng làm việc về một trụ sở mới để hoạt động, cho nên nếu hiện tại bạn đang cần chuyển văn phòng theo đúng như ý của cấp trên đưa về thì đó là việc khá vất vả vì khối lượng lưu trữ tại văn phòng những tài liệu quan trọng nhiều năm là tương đối nhiều. Việc lo lắng của bạn là không thể nào không làm theo ý trên đưa xuống nhưng với một khối lượng lớn các tài liệu chưa kể các trang thiết bị có tại văn phòng nữa thì làm cách nào để có được cách giữ tài liệu an toàn khi chuyển văn phòng và đảm bảo cho toàn bộ các vật dụng khác được nguyên vẹn trong quá trình di chuyển nhà và ai sẽ giúp bạn sắp xếp lại một khối lượng đồ đạc đó trong thời gian ngắn nhất.

Một số cách giữ tài liệu an toàn khi chuyển văn phòngtrong lúc đóng gói.

Đóng gói tài liệu không phải ai cũng biết cách làm cho công việc hiện tại và sau này hiệu quả mà chẳng cần phải loay hoay kiếm tìm làm mất thời gian. Có nhiều cách giữ tài liệu an toàn khi chuyển văn phòng nhưng chúng ta rất ít khi để ý tới chính là việc bố trí, tính toán rồi lại sau cùng mới sắp xếp tài liệu vào thùng đóng lại chứ không phải là gom lại tất tần tật tài liệu mà không ghi chép, tính toán lưu trữ tài liệu rồi sau khi vận chuyển tới nơi, đến khi bố trí lại thì lại không biết tài liệu đó đang ở vị trí nào để có thể sắp xếp lại cho thật nhanh mà chẳng cần tốn kém quá nhiều thời gian cho việc phân loại và tìm kiếm.

** cách giữ tài liệu an toàn khi chuyển văn phòng

Vậy hãy cùng tìm hiểu với Vina Moving để biết được cần làm điều gì trước khi đóng gói và vận chuyển an toàn, trong đó đặc biệt là tài liệu quan trọng có tại văn phòng làm việc của công ty, doanh nghiệp, văn phòng trụ sở làm việc của cơ quan nhà nước ngoại trừ các vật dụng khác cũng không kém quan trọng.

**** Chuẩn bị trước khi dọn dẹp tài liệu

Trước khi thực hiện sắp xếp thì bạn cần chuẩn bị sẵn vài vật dụng để check thông tin bao gồm các vật như: bút lông, một danh sách soạn sẵn thông tin từng loại tài liệu đang bố trí và sắp xếp trên kệ lưu trữ, thùng giấy chuyên dụng cho đóng hàng, giấy ghi thông tin đã in ra và dùng để dán bên ngoài các thùng chứa tài liệu, đồ dùng, kèm theo là kéo cắt, băng keo dán.

*** Tiến hành công việc :

Sau khi chuẩn bị kỹ các thông tin phía trên thì công việc về sau sẽ khá đơn giản tuy là hơi tốn sức chút xí nhưng bù lại mọi thông tin sẽ được trình bày rõ ràng và đảm bảo sẽ không nhầm lẫn nếu bạn tự mình xếp lại thì chính xác vẫn cực kỳ cao chứ không sợ bị nhầm lẫn và lục lại thông tin cho việc bố trí đã đúng chưa.

Bước 1: Sau khi bạn có một danh sách soạn sẵn thông tin từng loại tài liệu đang bố trí và sắp xếp trên kệ lưu trữ thì bạn chỉ cần đánh dấu các khoảng bạn lấy ra theo đúng thứ tự, nên lấy theo cách gộp tài liệu một lần cho dễ, chẳng hạn như bạn dùng thùng nước bằng giấy loại 500ml để cho tài liệu vào thì với diện tích thùng nước này bạn có thể cho khoảng 6 quyển sổ tài liệu loại trung/thùng, 40 quyển sổ tài liệu loại mỏng/thùng, 4 quyển sổ tài liệu to và nhiều giấy tờ/thùng. Để không nhầm lẫn vị trí bạn nên đánh dấu hoặc gộp theo kiểu ghi chép như sau:

** Ngăn 1 : 40 quyển lấy từ trái qua, quyển đầu tiên từ 40-1, Q1C{ nghĩa là quyển đầu tiên tính từ phải qua 1- 40 xếp theo hướng ở cuối thùng bìa xanh dương}. Nếu ghi dài dòng vậy sẽ khó viết do thời gian khá gấp nên cách viết rút sẽ ký hiệu như sau : T40-1C

Với cách ghi như vậy bạn sẽ ngầm hiểu mình đã lấy những quyển đó từ bên nào qua, nên khi xếp lại bạn chỉ cần xếp lại đúng như vậy là được mà không cần phải suy nghĩ lâu.

Bước 2 : Lấy giấy ghi thông tin đã in ra và dùng để dán bên ngoài các thùng chứa tài liệu, đồ dùng. Sau đó bạn chỉ cần đóng thùng lại và dùng băng keo dán miệng thùng lại là đã xong rồi.

Với cách giữ tài liệu an toàn khi chuyển văn phònghướng dẫn ở trên chúng tôi đảm bảo rằng nếu là bạn thì bạn sẽ tự đóng gói rất nhanh chóng, hoặc nếu bạn không có thời gian thì hãy bàn giao lại thông tin chuẩn bị sẵn đó cho nhân viên dịch vụ để họ có thể làm và đảm bảo sắp xếp lại đúng vị trí cho bạn mà bạn không phải tốn sức.