Cách sắp xếp tài liệu khoa học khi chuyển đến văn phòng mới

Vinamoving.com | 4/6/2017

Khi có nhu cầu cần thay đổi môi trường làm việc mới, buộc bạn phải thực hiện công việc chuyển văn phòng. Do đặc thù văn phòng thường có nhiều phòng ban khác nhau, tài liệu nhiều năm, nên bạn luôn lo lắng khi chuyển nhà, chuyển văn phòng mọi tài liệu có thể bị thất lạc, hoặc đến nơi mới mất nhiều thời gian tìm kiếm để sắp xếp lại? Sau đây Vina moving xin chia sẻ cho bạn những kinh nghiệm sắp xếp tài liệu khoa học khi chuyển đến văn phòng mới để công việc này trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.

Kinh nghiệm sắp xếp tài liệu khoa học khi chuyển văn phòng

Mỗi văn phòng, công ty hay những doanh nghiệp, đều có những tài liệu quan trọng, tài liệu mật, nếu đã thành lập lâu năm, khối lượng tài liệu sẽ nhiều. Thấu hiểu được những đặc điểm đó, chúng tôi luôn đề cao chất lượng công việc. Bởi nếu không cận thẩn làm mất đi cũng khiến công ty rơi vào thiệt hại. Để đảm bảo an toàn cho tài liệu khi chuyển văn phòng sang nơi mới, quy trình làm việc phải tỉ mỉ, không được bỏ qua công đoạn nào.

Trước hết bạn phải phân loại tài liệu theo thời gian, từng phòng ban, từng bộ phận. Từ đó có thể biết được những tài liệu nào để chọn mua loại túi hay thùng đựng cho phù hợp. Đối với những tài liệu mật, chúng tôi khuyên bạn nên cho vào két sắt an toàn và niêm phong.

Sau khi đã phân loại, chúng ta tiến hành đóng gói tài liệu, nên chọn những loại thùng chuyên dụng, cứng cáp và kích thước tùy vào mỗi loại tài liệu. Khi đóng gói hãy dùng bút dạ đánh dấu ở ngoài mỗi thùng tài liệu là tài liệu gì, số lượng bao nhiêu,…nếu là tài liệu đã cũ, không cần dùng đến nữa, thì cũng đánh dấu rõ ràng để khi đến nơi mới chỉ việc cất vào kho lưu trữ, không cần mất thời gian mở ra nữa.

Ghi chú, đánh dấu tên, số lượng tài liệu rõ ràng bên ngoài mỗi thùng đựng tài liệu

Các chứng từ đang sử dụng cũng nên sắp xếp đóng gói riêng, có thể trong quá trình vận chuyển, công ty không thể ngừng hoạt động, nên nếu cần bạn có thể lấy tài liệu ra phục vụ công việc cần gấp.

Để các tài liệu được đóng gói nhanh gọn, các nhân viên nên tập trung tự mình đóng gói những tài liệu của mình để nắm bắt rõ hơn, vì nếu để các nhân viên không đúng bộ phận sẽ không phân loại chi tiết, như vậy sau khi chuyển đến văn phòng mới, sẽ mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu.

Công việc chuyển văn phòng nếu để bạn và nhân viên của bạn tự chuyển thì thật sự không đơn giản, vì đồ đạc cũng như các thiết bị điện tử, điện lạnh thật không hề đơn giản khi tháo, lắp. Cũng có thể trong công ty bạn có nhân viên biết về lĩnh vực này thì có thể tự làm được. Nhưng riêng về những tài liệu quan trọng, nếu một chút bất cẩn do chưa có kinh nghiệm sẽ gây ra những hậu quả rất đáng tiếc.

Để không ảnh hưởng tới công việc khi chuyển Văn phòng, bạn có thể liên hệ với vina moving để được tư vấn và tận hưởng ưu đãi sử dụng dịch vụ với mức giá cả vô cùng phù hợp như hiện nay. Nhân viên chuyên nghiệp và có kinh nghiệm nhiều năn làm dịch vụ chuyển văn phòng sẽ khiến bạn hoàn toàn yên tâm.