Cách xử lý tài liệu khi chuyển văn phòng mới

Bạn đang lên kế hoạch chuyển văn phòng mới, ngoài việc tìm cách vận chuyển các vật dụng của văn phòng, bạn cũng băn khoăn, lo lắng không biết cách làm sao để có thể tiến hành xử lí hàng đống tài liệu ở công ty mà không tốn nhiều thời gian. Hãy để Vina Moving dịch vụ chuyển nhà chia sẻ cách xử lí tài liệu khi chuyển văn phòng mới, giúp bạn tìm được cách giải quyết các tài liệu nhanh chóng mà vẫn đảm bảo an toàn.

Xử lí tài liệu hiệu quả:

Tài liệu tuy không cồng kềnh, nặng như những vật dụng văn phòng khác. Tuy nhiên, nếu không tìm được cách xử lí tài liệu sẽ khiến công việc ở văn phòng bị trì hoãn bởi bạn luôn phải sống trong tình trạng đau đầu vì hàng đống tài liệu chất ở văn phòng mà không biết sẽ chuyển đến văn phòng mới như thế nào.

Cách quan trọng nhất là bạn phải tìm mọi cách để giảm tải bớt khối lượng tài liệu đang chất đống trước mặt. Việc đầu tiên là bạn nên lên một kế hoạch cụ thể, viết email, thông báo cho tất cả các nhân viên trong văn phòng để có một kế hoạch thống nhất, giúp việc vận chuyển văn phòng được thực hiện theo đúng như những gì bạn đã lên kế hoạch trước đó.

Bàn bạc với nhân viên để tìm ra cách xử lí tốt nhất

Sau khi đã bàn bạc cũng như thống nhất với các nhân viên về cách vận chuyển các vật dụng cũng như tìm cách xử lí tài liệu thì bạn có thể tiến hành giao mọi công việc cho họ. Những nhân viên dịch vụ chuyển văn phòng của bạn sẽ tìm mọi cách để sắp xếp lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cụng như tìm cách xử lí những món tài liệu không còn hữu ích nữa.

Để giải quyết việc xử lí tài liệu nhanh chóng,quan trọng nhất là bạn và các nhân viên của mình phải dành ra thời gian để sắp xếp, phân loại tài liệu ra các nhóm nhỏ khác nhau. Với nhóm tài liệu cực kì quan trọng , tài liệu nội bộ công ty thì việc đảm bảo an toàn cho chúng là vô cùng cần thiết. Bạn có thể dùng két sắt để bảo quản chúng. Chắc chắn rằng, két sắt luôn để ở nơi an toàn nhất trong văn phòng, không nên để gần nơi dễ xảy ra cháy nổ.

Những tài liệu thường xuyên liên quan đến công việc hàng ngày thì bạn và các nhân viên luôn luôn sắp xếp chúng gọn gàng vào thùng để tài liệu hay tủ cất tài liệu có thể lấy ra thấy dễ dàng khi làm việc. Khi di chuyển chúng sang văn phòng mới, nên đóng gói chúng bằng túi nilong lớn sắp xếp vào thùng carton trước tiên.

Các tài liệu nào không còn giá trị sử dụng hay không cần thiết để giảm bớt khối lượng khi vận chuyển thì bạn nên xử lí chúng bằng cách cho vào máy hủy giấy hoặc đem đi bán giấy vụn khi có quá nhiều tài liệu tồn đọng ở văn phòng.Trong trường hợp những tài liệu có tính bảo mật cao nhưng không còn giá trị sử dụng cũng không thể để lọt ra ngoài mà công ty bạn không có máy hủy giấy hoặc máy bị hư hỏng thì bạn có thể đem chúng đi đốt để đảm bảo an toàn.

Lựa chọn thùng chứa và phương tiện phù hợp để di chuyển tài liệu

Bạn có thể tận dụng tối đa các thùng carton cũ nhưng vẫn sử dụng tốt, có kích thước phù hợp để đóng gói, bảo quản các tài liệu. Nếu công ty bạn có những thùng sắt, thùng nhựa có thể để tài liệu thì càng tốt, giúp bảo quản tài liệu tốt phòng khi trường hợp vận chuyển vào những ngày trời mưa. Nên nhớ dùng vải bạt để bao xung quanh các thùng tài liệu, tránh để chúng gần những vật dụng dễ gây ra cháy nổ.

Bên cạnh đó, việc lựa chọn các phương tiện để vận chuyển cũng cần được quan tâm, nên lựa chọn những xe tải có kích thước phù hợp có thể chất đủ số lượng tài liệu, xe nên có mui trần và vải bạt để tránh trời mưa, dễ khiến các thùng tài liệu bị hư hỏng trong quá trình đi đường.

Hi vọng với cách xử lí tài liệu khi chuyển văn phòng mới đơn giảnở trêncủa Vina Moving, sẽ giúp công ty bạn giải quyết hàng đống tài liệu ở công ty được nhanh chóng, hiệu quả và an toàn. Nếu không có thời gian để tự mình thực hiện công việc, tốn nhiều thời gian và công sức vào việc xử lí, bạn nên tìm hiểu và tìm đến các dịch vụ chuyển nhà, dịch vụ chuyển văn phòng của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng nhất. Đội ngũ nhân viên làm việc nghiêm túc, nhiệt tình, có kinh nghiệm trong quá trình xử lí cũng như vận chuyển sẽ giúp bạn tìm được cách xử lí và vận chuyển tất cả tài liệu của bạn tới văn phòng mới an toàn.

Hãy gọi ngay vào số điện thoại của chúng tôi để được tư vấn kĩ hơn nữa!