Chuyển văn phòng, lưu trữ dữ liệu cực kỳ quan trọng!

Chuyển văn phòng, ngoài sắp xếp, đóng gói các đồ dùng như bàn, ghế, máy vi tính, các thiết bị điện tử thì các dữ liệu cũng là một phần quan trọng mà bạn cần chú ý lưu trữ đúng cách, cẩn trọng. Bởi một chút sơ sẩy trong việc lưu trữ cũng có thể gây ra nhiều hậu họa khôn lường cho công việc kinh doanh và sự phát triển của công ty.

Tại sao bạn cần lưu trữ dữ liệu trước khi chuyển văn phòng?

Dữ liệu của công ty thường là các tài liệu, hồ sơ, hợp đồng kinh doanh với các đối tác, khách hàng, thông tin hàng hóa, dịch vụ công ty cung cấp… Có thể được lưu trữ trong máy vi tính của các nhân viên từng bộ phận, của giám đốc và cả lưu trữ bằng văn bản giấy được chứa trong các thùng, tủ, kệ của công ty. Dù được lưu trữ dưới hình thức nào thì chúng đều có tầm quan trọng lớn đối với việc kinh doanh cũng như sự phát triển lâu dài của công ty.

Khi chuyển văn phòng, công ty sẽ thuê dịch vụ chuyển văn phòng, dich vu chuyen nha tron goi phụ trách công việc đóng gói, vận chuyển đồ đạc. Họ sẽ là người chuyển các máy vi tính, tủ, thùng tài liệu của công ty đến trụ sở làm việc mới. Nếu trong quá trình vận chuyển xảy ra sự cố, thời tiết xấu mưa gió, tai nạn khiến máy vi tính hỏng, hư, không thể sửa chữa, tài liệu bằng văn bản bị dính nước mưa, không còn nguyên vẹn. Dữ liệu không sao lưu, không đóng gói kỹ, bị hỏng, bị mất. Nếu bạn muốn có lại các dữ liệu này có thể phải mất rất nhiều công sức, thời gian và nguy cơ với một số tài liệu đặc biệt sẽ là mất viễn vĩnh.

Khi các dữ liệu bị mất trong quá trình chuyển văn phòng thì hậu quả mà công ty phải gánh chịu là vô cùng to lớn. Công ty của bạn có thể bị mất một khoảng lợi nhuận khủng, mất uy tín với khách hàng, đối tác, làm chậm tiến độ các dự án kinh doanh đang thực hiện, để cho khách hàng rơi vào tay đối thủ, tài nguyên của công ty bị tổn thất nghiêm trọng.

Cách lưu trữ dữ liệu an toàn, hiệu quả

- Trước khi chuyển văn phòng khoảng 2 – 3 tuần, người chịu trách nhiệm chuyển văn phòng hoặc giám đốc, trưởng phòng nên đề nghị, nhắc nhở nhân viên sao lưu các dữ liệu liên quan đến công việc của họ qua một bộ nhớ ngoài hoặc USB. Và các nhân viên sẽ tự mình bảo quản các USB, bộ nhớ ngoài, lưu ý họ không được lưu trữ các dữ liệu vào một chỗ duy nhất là CPU.

Cần cảnh báo rõ ràng với họ là nếu không thực hiện việc sao lưu hay sao lưu nhưng để mất thì họ phải chịu trách nhiệm cho việc mất mát, tổn thất của công ty, họ có trách nhiệm phải phục hồi các dữ liệu mà không được làm chậm trễ tiến độ công việc, dự án mà công ty đang thực hiện.

- Nếu là dữ liệu bằng văn bản đã được lưu trữ trong các túi, tập, thùng đựng riêng nhưng lưu trữ để đặt trong công ty khác với lưu trữ khi chuyển văn phòng. Nhân viên dịch vụ chuyển văn phòng khi lưu trữ, đóng gói sẽ gom các tài liệu của bạn lại và đặt chúng vào trong các thùng hay túi lớn để dễ dàng vận chuyển.

Nhưng bạn cũng cần rõ yêu cầu về lưu trữ, bảo quản với nhân viên chuyển văn phòng để họ sắp xếp, đóng gói, vận chuyển cẩn thận, không làm hư tổn các tài liệu này. Đặc biệt vì chúng làm bằng giấy, khâu chống thấm nước sử dụng đồ đóng gói là các túi nilong, hộp đựng bằng nhựa, kim loại là điều cần thiết. Tránh lạc mất tài liệu, trước khi chuyển văn phòng, bạn cần lập danh sách các tài liệu mình đang có.

- Với những dữ liệu quá quan trọng như giấy phép kinh doanh, giấy sở hữu tài sản của công ty và nhiều loại giấy tờ khác, bạn cần tự mình đóng gói và vận chuyển không giao cho các nhân viên của công ty chuyển văn phòng.

- Sau khi chuyển đến văn phòng làm việc mới, kiểm tra các tài liệu đã được chuyển đến đầy đủ hay chưa bằng cách so sánh số lượng, các loại tài liệu có mặt ở văn phòng mới với tài liệu nằm trong danh sách mà trước khi chuyển văn phòng bạn đã lập.

Cẩn thận trong việc lưu trữ, giữ gìn các dữ liệu đảm bảo cho công việc của nhân viên và hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra tốt đẹp, nhịp nhàng, không bị ảnh hưởng bởi việc chuyển văn phòng giá rẻ.