Chuyển văn phòng và 9 điều nhất định phải biết

Việc chuyển văn phòng có thể khiến chúng ta đi từ cảm giác vô cùng hứng thú đến chán nản một cách mau chóng. Cho dù việc di chuyển diễn ra ởtrong hay ngoài thành phố thì cũng sẽ có vô vàn những điều cần để tâm tới. Bạn sẽ không phải đau đầu suy nghĩ về vấn đề này bởibài viết dưới đây sẽ mách bạn những mẹo nhỏ trong quá trình chuyển văn phòng sao cho tiện lợinhất.

1. Lên kế hoạch trước

Nếu có thể, bạn nên bắt đầu lập kế hoạch cho việc chuyển văn phòng, chuyển nhà trước đó từ 4-6 tháng kể từ khi nhen nhóm ý địnhtránhtrường hợp mọi chuyện trở nên quá tải. Khi bạn làm chủ về mặt thời gian và định hình được không gian của văn phòng mới sẽ cho phép không chỉ bạn mà cả nhân viên của bạn có thể lên ý tưởng cho việc sắp xếp không gian làm việc phù hợp. Việc lập ra một sơ đồ hay kế hoạch phác thảo sẽ giúp cho cả nhân viên của bạn, cả người chuyển đồ chủ động trong kế hoạch chuyển phòng.

2. Thuê dịch vụ chuyển văn phòng

Với số lượng đồ đạc, trang thiết bị lớnrất khó để đảm bảo tất cả còn nguyên vẹn, đầy đủ trong suốt quá trình di chuyểndo đó bạn có thể nhờđến sự giúp sức của dịch vụ chuyển văn phòng. Hãy chắc chắn rằng họ có đầy đủ kinh nghiệm trong lĩnh vực này, cũng cần lưu ý đến vấn đề giá cả của dịch vụ. Bạn có thể tham khảo ý kiến nhân viên-những người từng sử dụng dịch vụ này trước đó.

3. Cập nhật tình hình cho đội ngũ kỹ thuật viên

Báo trước cho đội ngũ IT của bạn trước từ 1-3 tháng để họ lên kế hoạch cho việc giao chuyển kỹ thuật: hệ thống trang thiết bị, đường truyền internet, điện thoại….

Họ cũng cần thời gian đánh giá không gian làm việc mới để kịp chuẩn bị những thứ cần thiết, hoặc là những vấn đề liên quan đến cơ sở hạ tầng hoặc là vấn đề liên quan đến trang thiết bị mà họ phải mang theo. Trong quá trình chuyển văn phòng, nếu bạn muốn công tác chuẩn bị về mặt công nghệ cũng diễn ra suôn sẻ thì thời gian chuẩn bị như trên là điều hết sức cần thiết.

4. Chỉ mang theo thứ cần thiết

Không mang theo những đồ đạc không cần thiết, quẳng hết đống giấy tờ không quan trọng, bỏ hết những vật dụng bạn không dùng nữa. Với những món đồ không quá quan trọng bạn nên bán hoặc cho. Nhưng nhớ rằngnhững vật dụng bạn đem tặng ấy có thể sử dụng như một công cụ giảm trừ thuế do đó hãy cùng với kế toán của bạn xác định những giấy tờ thuộc nhóm có liên quan đó.

5. Mua sắm thiết bị mới

Để đảm bảo những thiết bị cần cho văn phòng mới của bạn đúng như kế hoạch đã xây dựng, bạn nên đặt mua những thiết bị ấy trước từ 1-2 tháng sẽ giúp bạn chủ động trong việc tháo dỡ, lắp đặt. Với khối lượng lớn các thiết bị văn phòng như vậy bạn cũng cần lưu tâm trong quá trình đặt mua phòng không bạn sẽ phải trả cho bên cung cấp thiết bị đến 2 lần phí giao hàng. Cần cung cấp thông tin, địa chỉ văn phòng mới của bên bạn cho nhà cung ứng.

6. Cập nhật địa chỉ của bạn mọi nơi

Để đảo bảo rằng khách hàng của bạn biết bên bạn đang chuyển văn phòng, đừng quên cập nhật website, danh thiếp, thư ngỏ, thông qua những kênh thông tin quảng cáo khoảng 1 tuần trước khi bắt đầu di chuyển. Liên hệ với Google để thay đổi địa chỉ và hệ thống online của bạn trước đó 1 tháng. Quá trình này hơi lâu vì họ cần có thời gian xác thực thông tin, đảm bảo trong tương lai các nhà cung cấp sẽ tìm đúng địa chỉ công ty bạn.

7. Sắp xếp cuộc gặp với khách hàng trong khoảng thời gian thích hợp

Cho cả bạn, cả nhân viên của bạn tối thiểu 3 ngày không phải tiếp đón khách đặc biệt là những buổi họp quan trọng. Không ai thích chạy vòng vòng để tìm địa điểm cho một buổi gặp mặt, giao ban trong thời gian căng thẳng như vậy. Khi bạn đã quyết định ngày chuyển văn phòng, đừng quên ghi chú nó trên lịch và tuân thủ theo đúng lịch trình.

8. Tổ chức tốt đội ngũ nhân viên

Trong quá trình đóng gói đồ đạc, đừng quên nhắc nhở nhân viên của bạn ghi tên họ bên ngoài vỏ hộp đựng những vật phẩm thuộc quyền sở hữu của họ, tiện cho việc để việc sắp xếp không gian theo kế hoạch. Muốn thêm phần chắc chắn, bạn cũng có thể đặt những tấm danh thiếp vào vị trí làm việc mới của từng người, khi ấy người chuyển đồ có thể làm việc hiệu quả nhất.

9. Sử dụng mã mầu với những cô ty lớn

Việc chuyển văn phòng đòi hỏi sự phối hợp của tất cả các phòng ban với quy mô nhân viên lớn bởi thế cần phối hợp mọi thứ thật nhịp nhàng. Mã màu là một sự lựa chọn không tồi cho cả công ty bạn và những công ty khác. Những nhãn dán đó còn giúp cho việc quản lý trở nên thuận tiện hơn dù đã kết thúc quá trình vận chuyển. Hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn hiểu được cách thức làm việc đó.

Trên đây là những mẹo nhỏ mà dịch vụ chuyển nhà vietnammoving mang đến cho bạn. Hãy liên lạc với chúng tôi để được trả nghiệm những dịch vụ tốt nhất.