Hướng dẫn dọn tài liệu cơ quan khi chuyển văn phòng

Có một câu nói mà người ta thường truyền tai nhau: “An cư lạc nghiệp.” Quả đúng như vậy, không sai chút nào, cả trong chuyển nhà trọn gói cửa để sinh sống lâu dài cũng như chọn nơi chốn để làm việc vậy. Thử nghĩ xem, nếu chúng ta không lựa chọn được một vị trí có “thiên thời, địa lợi, nhân hòa” thì liệu cuộc sống, công việc của chúng ta có suôn sẻ, sung túc, phát đạt được không? Thế mới thấy, việc chọn văn phòng, cũng như chuyển văn phòng trọn gói công ty là vô cùng quan trọng vì nó quyết định nhiều thứ đến chuyện làm ăn sau này. Và một trong những công việc khó khăn nhất khi chuyển văn phòng đó là dọn tài liệu. Chính vì vậy, chúng tôi sẽ hướng dẫn dọn tài liệu cơ quan khi chuyển văn phòng như thế nào là hiệu quả nhất để tiết kiệm công sức và thời gian của bạn.

Tài liệu cơ quan có một tầm quan trọng cực kỳ lớn đối với mỗi văn phòng vì nó lưu trữ tất cả những giấy tờ có liên quan đến công việc làm ăn, có giấy tờ mang tính sống còn và cũng có giấy tờ ít quan trọng hơn. Mặt khác, giấy tờ nếu không biết cách sắp xếp hợp lý thì khi tìm kiếm sẽ vô cùng mất thời gian trong khi công việc lại đang hôi thúc. Hơn thế nữa, khi dọn văn phòng, còn có biết bao nhiêu chuyện phải làm. Nên các bạn hãy dành chút thời gian tham khảo hướng dẫn dọn tài liệu khi chuyển văn phòng của chúng tôi nếu như công ty của bạn đang có nhu cầu chuyển đi nơi khác nhé.

Sắp xếp tài liệu một cách hợp lý

Cũng như những đồ vật khác có trong văn phòng thì tài liệu phải được sắp xếp hợp lý theo những trình tự nhất định. Chẳng hạn sắp xếp, theo thể loại theo chữ cái, theo ngày tháng hoặc theo cấp độ quan trọng của nó. Tốt hết là nên áp dụng tất cả những những cách sắp xếp trên để khi tìm kiếm có thể nhanh cóng hơn.

Ngoài ra, khi chuyển những tài liệu này đến văn phòng mới, bạn cũng không cần tốn quá nhiều thời gian để phân loại lại chúng. Thay vào đó, bạn cứ thế mà sắp xếp chúng lên các giá, kệ mà thôi. Những hướng dẫn dọn tài liệu cơ quan khi chuyển văn phòng của chúng tôi chẳng có gì cao siêu, to tát cả, chỉ là những điều hết sức đơn giản như thế nhưng mang lại ý nghĩa lớn cho bạn trong việc tiết kiệm thời gian và công sức.

Đóng gói và bao bọc cẩn thận

Chẳng ai biết được khi vận chuyển sẽ gặp những sự cố gì mà tài liệu là những thứ cực kỳ quan trọng do đó bạn đừng chủ quan mà đóng gói sơ sài. Bạn đâu thể lường trước được đi giữa đường sẽ gặp mưa hay rung lắc, ngã đổ? Vậy nên, cách đóng gói trong hướng dẫn dọn tài liệu cơ quan khi chuyển văn phòng của chúng tôi cực kỳ đáng lưu tâm. Bạn nên nhớ kỹ nhé!

Bạn cần những công cụ sau để công việc đóng gói trở nên hiệu quả: bút lông, một danh sách soạn sẵn thông tin từng loại tài liệu đang bố trí và sắp xếp trên kệ lưu trữ, thùng giấy chuyên dụng cho đóng hàng, giấy ghi thông tin đã in ra và dùng để dán bên ngoài các thùng chứa tài liệu, đồ dùng, kèm theo là kéo cắt, băng keo dán. Rồi, bây giờ thì hãy đi vào những công đoạn của công việc đóng gói nào.

Đầu tiên, cho tài liệu vào những thùng các-tông theo trình tự mà bạn đã sắp xếp ở trên rồi cắt băng keo dán các khe hở và các góc lại. Sau đó, dùng bút lông ghi lên thùng những thông tin như thùng đựng gì, từ ngày nào đến ngày nào, giấy tờ quan trọng ở mức nào hoặc dán tờ giấy ghi thông tin đã in ra lên ngoài thùng. Sau đó check vào danh sách là tài liệu đó đã được đóng gói rồi, tránh trường hợp thiếu sót. Cứ lần lượt từng thùng như vậy cho đến khi nào xong. Rất đơn giản phải không?

Hướng dẫn dọn tài liệu cơ quan khi chuyển văn phòng bằng dịch vụ chuyển văn phòng

Vận chuyển giấy tờ không khó như những đồ vật lớn hoặc đồ vật dễ vỡ khác những không phải vì thế mà không cẩn trọng. Nhất là khi trời mưa, thùng các tông dễ bị ướt, giấy tờ vì thế mà cũng bị ướt theo, cực kỳ nguy hiểm. Do đó, để đảm bảo an toàn cho những tài liệu quan trọng, bạn có thể chọn những dịch vụ chuyển văn phòng có uy tín để hỗ trợ bạn trong việc sắp xếp, đóng gói và vận chuyển. Những dịch vụ như thế này hiện nay có rất nhiều, giá cả lại hợp lý nên bạn không cần phải qua lo lắng.

Có những dịch vụ này, bạn không cần phải làm gì cả, ngoài việc giám sát nhân viên chuyển đồ làm việc. Quá khỏe phải không? Yên tâm là những nhân viên của dịch vụ chuyển đồ có nhiều kinh nghiệm, lại khá uy tín nên đảm bảo đồ đạc của bạn lúc nào cũng an toàn.