Hướng dẫn phân loại tài liệu khi chuyển văn phòng

Chắc hẳn là khi nghe Giám đốc thông báo công ty sắp chuyển văn phòng đến một nơi đẹp, rộng rãi hơn, bất kỳ nhân viên nào cũng hào hứng… cho đến khi nhìn lại đống giấy tờ, tài liệu, hợp đồng,… chồng chất trên bàn. Làm sao bạn có thể sắp xếp hết đống tài liệu đấy trước ngày chuyển văn phòng, chuyen nha ? Hôm nay, Vina Moving sẽ chia sẻ với các bạn một số mẹo, hướng dẫn phân loại tài liệu khi chuyển văn phòng. Bạn nên in ra như một danh sách việc cần làm, và kiểm tra từng đầu mục trước khi công ty vận tải đến nhé.

Điều quan trọng nhất là phân loại và theo dõi có kế hoạch !

Chuyển văn phòng là cơ hội vàng để các bạn sắp xếp lại tài liệu tồn đọng từ khi bạn vào làm ở công ty

Dọn dẹp những giấy tờ cá nhân khi chuyển văn phòng

Chắc hẳn lẫn trong đám giấy tờ công việc sẽ có một số những tài liệu của cá nhân bạn, biên lai hay bảng điểm của con bạn. Điều này đặc biệt cần thiết nếu bạn chuyen van phong hay nơi làm việc tới một tỉnh, thành phố khác, hay bạn phải chuyển chỗ ở theo yêu cầu công việc. Nếu những giấy tờ pháp lý, tốt nhất bạn có thể sao làm nhiều bản và đem đi công chứng như hộ khẩu, giấy khai sinh,… Những giấy tờ không quan trọng, nhưng bạn muốn theo dõi như một chứng từ, hợp đồng đầu tư, lời khuyên của chúng tôi là scan và lưu vào máy tính cá nhân.

Giảm khối lượng tài liệu mà bạn phải chuyển đến văn phòng mới

Thời điểm chuyển văn phòng là lúc tốt nhất cho bạn phân loại và vất đi những tài liệu rác. Trước khi bắt tay vào đóng gói, hãy xem lại và vất những thứ mà bạn không cần nữa, và với các bước sau:

+ Bắt đầu với giấy tờ, file scan ;

+ Scan những giấy tờ quan trọng ;

+ Tạo thư mục để quản lý file scan. Chìa khóa là đặt tên thư mục ngắn gọn và rõ ràng ;

+ Lưu trữ file trong ổ cứng, hay thư mục ảo trên mạng như Google Drive, Cloud, hay một cách nào đó tiện cho bạn để đề phòng mất file.

Sắp xếp tài liệu một cách khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức

Sau khi bạn đã lưu lại hết những tài liệu quan trọng, thì hãy bắt tay vào việc sắp xếp lại giấy tờ.

+ Chuẩn bị những bìa đựng tài liệu và nhãn dán ;

+ Phân loại tài liệu vào những bìa đựng tài liệu (tốt nhất là dùng từng màu sắc để đánh dấu các loại tài liệu khác nhau) và dán nhãn ;

+ Chuyển các bìa tài liệu này vào hộp. Đặc biệt nếu bạn chuyển văn phòng vào mùa mưa, trước khi chuyển vào hộp bạn nên bọc tài liệu vào các túi nilong, buộc chặt để đề phòng nước mưa.

+ Ghi chú thích rõ ràng ngoài hộp. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được vô khối thời gian tìm kiếm sau khi đến văn phòng mới. Nhớ ghi chú cho hàng dễ vỡ để nhân viên dịch vụ chuyển văn phòng có thể chú ý khi vận chuyển.

Dùng những hộp chuyên dụng để đựng tài liệu

Hộp chuyên dụng để chuyển đồ được thiết kế riêng cho việc đựng tài liệu sẽ giúp bạn sắp xếp dễ dàng hơn, và bảo vệ được giấy tờ trong quá trình vận chuyển. Ngoài ra, trên thị trường còn bán các loại hộp nhựa nhiều kích cỡ để đựng giấy tờ pháp lý, thư từ. Đại đa số các hộp này còn có lỗ để dễ bê, vác khi vận chuyển. Nhớ là hãy sắp xếp tài liệu thật đều và đầy trong hộp để tránh bị xô, gãy… Bạn cũng nên hỏi công ty cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng về các loại hộp này trước khi đặt mua.

Sử dụng hộp chuyên dụng sẽ giúp bảo vệ tài liệu tốt hơn

Và nhớ dọn dẹp tất cả tài liệu trên tủ hồ sơ. Tủ hồ sơ dù làm từ chất liệu sắt hay gỗ đều nặng và cồng kềnh, cộng thêm sức nặng của tài liệu bên trong có thể làm tủ hồ sơ bị méo, vẹo trong quá trình di chuyển. Vì vậy, trước khi chuyển các tủ hồ sơ này, bạn tốt nhất là nên dọn dẹp tất cả ngăn kéo, khóa lại (nếu có) để bảo vệ tủ và tài liệu của bạn.

Lập bảng theo dõi trước khi chuyển văn phòng và kiểm tra lại tại chỗ mới

Dù cho bạn chỉ chuyển giấy tờ cá nhân, hay văn phòng, hay toàn bộ công ty, thì việc lập bảng theo dõi trước khi di chuyển là điều tối quan trọng và cần thiết giúp cho việc sắp xếp đồ đạc ở văn phòng mới được thuận lợi. Tốt nhất, bạn nên lập 1 danh sách các hộp với ghi chú rõ ràng (có tên từng nhân viên) và kiểm tra cẩn thận theo từng công đoạn, từ việc chất lên xe tải hay dỡ đồ ở chỗ mới.

Vina Moving thấu hiểu những điều bạn cần trong cả quá trình này nên chúng tôi có thể cung cấp cho các bạn những lời khuyên và dịch vụ chuyển văn phòng tốt nhất, cũng như các loại hộp chuyên dụng để phân loại và đóng gói tài liệu. Chúng tôi đã giúp rất nhiều cá nhân, gia đình và công ty, hướng dẫn phân loại tài liệu khi chuyển văn phòng, và nhiều hơn nữa.

Vina Moving cung cấp dịch vụ chuyển nhà, dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp, uy tín trong phạm vi toàn quốc theo từng yêu cầu cụ thể của khách hàng. Chuyển nhà – văn phòng là công việc đặc biệt cần sự cẩn thận, trách nhiệm và gìn giữ niềm tin nơi khách hàng. Thấu hiểu và đồng tình với mong muốn chính đáng đó của khách hàng, trong suốt 8 năm hoạt động, Vina Moving luôn nỗ lực gìn giữ uy tín thương hiệu và đã được nhiều khách hàng đón nhận.

Với phương châm Nhanh hơn! – Tốt hơn! – Rẻ hơn!, Hãy liên lạc ngay với đội ngũ nhân viên của chúng tôi Vina Moving để nhận được sự tư vấn và giải đáp thắc mắc miễn phí!

Hotline liên lạc: 090909-8620 (Mr. Minh)

Email: info@vietnammoving.com

VINA MOVING: CHUYỂN TRỌN GÓI ĐỒ - GIỮ TRỌN NIỀM TIN

CÔNG TY TNHH VIETNAM MOVING

Địa chỉ: Tầng 6, FIMEXCO, 231-233 Lê Thánh Tôn, P.Bến Thành, Q.1, TP HCM