Hướng dẫn sắp xếp tài liệu khi vận chuyển văn phòng

Phong thủy được chọn lựa đặc biệt nhất chính là thời điểm cuối năm và đầu năm. Chính vì thời điểm này sẽ có không ít các cá nhân, doanh nghiệp có ý định di dời văn phòng và sẽ căn nhắc đến dịch vụ chuyển văn phòng hỗ trợ đắc lực cho công việc được tiến triển nhanh hơn, thuận lợi đầu xuôi đuôi lọt và mở ra một năm mới làm ăn phát đạt hơn, tốt hơn. Ngoài các yếu tố liên quan đến công việc nặng nhọc thì chắc hẳn văn phòng sẽ muốn tự mình thu dọn những tài liệu quan trọng để quá trình vận chuyển không bị mất hoặc bị quên trong lúc có khá nhiều việc cần được chú ý đến. Nhằm giúp cung cấp thêm một số kiến thức trong dọn dẹp và sắp xếp tài liệu, hôm nay Vina MoVing xin được cung cấp một số hướng dẫn sắp xếp tài liệu khi vận chuyển văn phòng để quý khách hàng có thể tham khảo khi cần đến trong lúc đặt lịch cho dịch vụ vận chuyển giúp đỡ.

Hướng dẫn bảo quản giấy tờ khi chuyển văn phòng

Tại sao nên đóng gói – sắp xếp cẩn thận tài liệu khi chuyển văn phòng

Đóng gói tài liệu là một việc rất quan trọng, không thể làm ẩu tả được, nếu trong quá trình dọn dẹp chuyển văn phòng mà các bạn có thể tự động bố trí, xếp gọn các tài liệu với thông tin quan trọng thì khi đến văn phòng mới, công việc xắp xếp lại sẽ không còn lúng túng và phải ngồi lục từng thùng đóng gói niêm phong để tìm đúng tài liệu mình cần, vừa mất thời gian quá nhiều và hạn chế thời gian hoạt động tốt nhất cho công việc vì do sự trì trệ cũng như bối rối khi mãi tìm kiếm các tài liệu liên quan nhưng lại không thể nhớ ra là bản thân trong lúc sắp xếp để những tài liệu quan trọng đó vào vị trí nào hay nơi nào. Do đó, hướng dẫn sắp xếp tài liệu khi vận chuyển văn phòng của Vina Moving chính là nắm bắt và thấu hiểu tình trạng của một số khách hàng đã từng gặp phải tình huống này ngay sau khi chuyển đồ vì không thể tìm được đúng xắp tài liệu quan trọng và liên quan đến hợp đồng gần nhất của văn phòng với một khách hàng.

Bí quyết giúp bạn tự tay đóng gói và sắp xếp toàn bộ tài liệu thật hiệu quả.

Tài liệu được coi và quý vô cùng, có những tài liệu là giấy tờ quan trọng đến văn phòng mà khả năng nếu mất thì sẽ khó và tốn kém để xin cấp lại những tờ giấy ấy.

Chẳng hạn giấy tờ liên quan đến kinh doanh, hoạt động của văn phòng. Đây được xem là tờ giấy vàng, tờ giấy sinh mạng của một văn phòng khi hoạt động và lỡ nếu trong quá trình kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền văn phòng đã làm mất thì đây sẽ là cả một quá trình khiến văn phòng phải đứng với pháp luật để đối chiếu, … và còn rất nhiều trường hợp khác có thể liên quan.

Chính vì vậy, khi tiến hành thu dọn các tài liệu thì bạn cần phân loại các loại tài liệu để tiện cho sau này lấy và sắp xếp lại.

*** Đối với giấy tờ liên quan gần nhất

Thường giấy tờ này sẽ được đặt gần nơi làm việc bạn nhất để có thể hoạch định nhanh nhất. Vậy nên hãy cho toàn bộ những tài liệu này gộp vào một hộp chứa tài liệu, bên ngoài có ghi thùng tài liệu quan trọng A, B,C

Ví dụ : tem ghi bên ngoài : Tài liệu liên quan dự án kinh doanh, phát triển 2017 quý I. ( 10 quyển – hợp đồng, chứng nhận, thông tin biên bản dự án, ..., càng chi tiết thì khả năng xếp và bố trí lại sẽ nhanh nhất.

*** Đối với giấy tờ bên trong ngăn, hộc, kệ

Cần tách biệt tài liệu trong hộc tủ ra một thùng chứa và cũng dán tem.

Kệ sách chứa tài liệu sẽ có khá nhiều tài liệu và nếu bố trí ghi từng cái sẽ mệt và vất. Vậy thì hãy gộp theo phương pháp kéo gộp, nghĩa là theo dãy và ghi chú là được.

Ví dụ : dãy kệ bên dưới cùng có 20 tập tài liệu.

Vậy hãy lấy theo chiều trái qua phải và cho và thùng đóng gói lại. Tem dán bên ngoài ký hiệu : Ke C – T 20.

Quá gọn cũng như hoàn toàn đơn giản để xắp sếp gọn tài liệu phải không nào? Chúng tôi thiết nghĩ với một số hướng dẫn sắp xếp tài liệu khi vận chuyển văn phòng bên trên sẽ giúp cho bạn cảm thấy việc đóng gói, phân loại, sắp xếp các tài liệu và bố trí lại nhanh nhất.

Tuy nhiên, không chỉ dừng lại ở việc sắp xếp tài liệu mà chắc hẳn văn phòng sẽ còn rất nhiều việc đáng quan tâm khác nữa. Để đảm bảo mọi công việc đều nhanh chóng thì bạn có thể dùng tới một dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để hỗ trợ công việc chuyển văn phòng nhanh chóng.

Vina Moving chính là một địa chỉ hoàn hảo để bạn chọn lựa, vì chúng tôi có hẳn một đội ngũ chuyên nghiệp luôn hỗ trợ đắc lực cho công việc chuyển nhà, chuyển văn phòng nhanh chóng, an toàn.

Hướng dẫn phân loại tài liệu khi chuyển văn phòng