Hướng dẫn xử lý giấy tờ khi chuyển văn phòng mới

Làm sao để công việc của bạn được thực hiện nhanh chống với một mớ giấy tờ đang cần được xử lý? Hãy cùng xem bài chia sẻ hướng dẫn xử lý giấy tờ khi chuyển văn phòng mới của Vina Moving ngay sau đây nhé. Đảm bảo bạn sẽ cảm thấy vô cùng hài lòng và biết cách thực hiện gọn, lẹ nhất cho dù có nhiều và nhiều các giấy tờ thì vẫn không phải là vấn đề đắng đo cần lo lắng nữa.

Lo lắng khi xắp xếp và xử lý giấy tờ khi chuyển văn phòng mới.

Giấy tờ và nỗi ám ảnh của một núi công việc sẽ đè dẹp bạn ngay nếu bạn không có những cách xử lý hợp lý. Chính vì vậy nếu bạn không biết cách xử lý gọn ngay từ đầu thì khả năng cao là bạn sẽ dễ bị rối ngay sau đó và đặc biệt là lúc mở thùng giấy tờ và các vật dụng khác sẽ y như là một bãi chiến trường và chính bạn cũng là người phải thu dọn bãi chiến trường đó, hãy thử nghĩ xem nếu như bạn cứ thấy và lôi hết giấy tờ sau đó xếp hết chỗ này đến chỗ khác mà chính bản thân còn không lưu lại hay có thể nhớ được những giấy tờ liên quan nằm ở đâu thì Vina Moving nghĩ rằng bạn sẽ phải bỏ ra khá nhiều thời gian và sức lực để ngồi lục lọi và tìm kiếm.

Với những người hay quên thì đây quả là khủng hoảng khi mải mê tìm một món đồ, một sắp tài liệu nào đó mà lại không có một chút gì liên tưởng tới vị trí đã cất chúng. Và cũng có thể nói rằng đây chính là một tác nhân nguy hiểm nhất làm chậm đi rất nhiều thời gian cũng như đôi khi vô tình làm bể, vỡ những món đồ khác có chất chứa bên trong chưa kể đến là giấy tờ sẽ mất ngay trong lúc thu dọn để chuyển văn phòng. Do đó hi vọng với chia sẻ ngay sau phần tiếp theo của dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói Vina Moving bạn sẽ đúc kết được một số kinh nghiệm nho nhỏ có trong hướng dẫn xử lý giấy tờ khi chuyển văn phòng mới

Những bước hướng dẫn xử lý giấy tờ khi chuyển văn phòng mới

Để xử lý gọn gẽ các giấy tờ quan trọng hay không quan trọng khi chuyển văn phòng mới thì đầu tiên bạn cần chuẩn bị một số dụng cụ sau:

Chuẩn bị:

- Giấy note dán – băng keo

- Sổ ghi chép

- Bút lông mũi nhỏ

- Thùng – hộp các loại : thùng mì, thùng xốp, thùng giấy tận dụng từ các thùng mua giấy A4, thùng nước ngọt.

- Kéo, ghim giấy.

Thực hiện :

Bước 1: Bạn nên sắp xếp hết toàn bộ tài liệu hiện có trên bàn làm việc trước vào 1 thùng chứa vừa vặn. Sau đó hãy dùng bút lông ghi trên giấy note thông tin tài liệu được lấy và kèm theo một bảng thông tin viết chi tiết toàn bộ trong hộp chứa bao gồm những gì để bên trong hộp. Cuối cùng dùng băng keo dán kín miệng cũng như phần đáy thùng lại.

Bước 2 : Trong văn phòng sẽ không thể thiếu các kệ chứa tài liệu, sẽ có những kệ tài liệu, tủ tài liệu nhiều kích thước. Hãy phân công cho các cá nhân nhân viên chia ra làm theo một thống nhất chung.

1. Lấy tài liệu từ hàng trên xuống hoặc từ dưới lên phải ghi rõ

2. Lấy tài liệu từ trái qua phải hay ngược lại ghi rõ. Lấy thế nào xếp theo thế đó.

3. Lấy tài liệu và xử lý tài liệu phải gọn gàng, không được vứt hoặc xé các tài liệu khi chúng bị rớt ra khỏi trang giấy.

4. Mỗi bộ phận sẽ có tủ tài liệu riêng, vậy nên có ký hiệu để tránh sự cố nhầm lẫn.

Ví dụ: bộ phận kinh doanh marketing

Vậy thì ở bộ phận kinh doanh, nhân viên lấy tài liệu trong tủ A, áp dụng lấy theo cách như sau : lấy 25 quyển tài liệu kệ trên cùng từ trái qua phải tổng 25.

Khi ghi danh sách 25 quyển thì cần ghi đầy đủ và theo thứ tự : 1- 25 là tài liệu gì và để trong hộp. Bên ngoài thì sẽ ký hiệu như sau : KD – KA 25T

Chỉ cần ghi như vậy thì người viết sẽ biết được tài liệu này đã lấy xuống và xếp như thế nào. Khi mở thùng và xếp vào văn phòng mới chỉ cần kiểm tra số lượng và xếp đúng vị trí là sẽ không những nhanh chóng mà lại rất tiết kiệm được thời gian cho người sắp xếp. Có thể nói đây chính là hướng dẫn xử lý giấy tờ khi chuyển văn phòng mới chuẩn xác nhất dành cho những ai cần cẩn thận và muốn bắt đầu công việc nhanh chóng nhất có thể.

Trong quá trình sắp xếp sẽ còn rất nhiều những việc khác mà hầu như nhân viên văn phòng sẽ không và ít có đủ sức để làm. Chính vì vậy, bạn có thể nghỉ đến việc thuê cho mình một dịch vụ chuyển văn phòng để giúp đỡ cho công việc mau lẹ và thuận lợi hơn.

Trên đây là toàn bộ những hướng dẫn chi tiết nhất mà Vina Moving muốn hướng dẫn cho các bạn khi đang rất bối rối vì có khá nhiều việc cần được giải quyết.