Mẹo phân loại hồ sơ khi chuyển văn phòng

Dịch vụ chuyển nhà Vina moving chia sẻ đến bạn cách phân loại hồ sơ nhanh chóng giúp việc chuyển văn phòng đơn giản và hiệu quả hơn.

1. Tầm quan trọng của phân loại hồ sơ khi chuyển văn phòng

Đã từng chuyển văn phòng cho rất nhiều doanh nghiệp, dich vu chuyen nha tron goi Vina moving hiểu được tầm quan trọng đặc biệt của việc chuyển hồ sơ. Một trong những vấn đề khiến nhiều người đau đầu nhất là làm thế nào quản lý được hồ sơ, tài liệu và giấy tờ khổng lồ của văn phòng mình. Khi nhìn vào những văn phòng ngổn ngang giấy tờ, tài liệu hẳn là ai cũng rất ngại không biết làm thế nào cho hợp lý. Không ít trường hợp hồ sơ, tài liệu bị thất lạc khi chuyển văn phòng cũ sang văn phòng mới khiến không chỉ thiệt hại về tiền mà đó còn là những giá trị không gì có thể bù đắp nổi. Nhưng chỉ cần một bước đơn giản phân loại hồ sơ là bạn có thể quản lý chúng dễ dàng, hạn chế tối đa tình trạng thất lạc hồ sơ không đáng có.

Phân-loại-hồ-sơ-là-bước-quan-trọng-khi-chuyển-văn-phòng

2. Cách phân loại hồ sơ khi chuyển văn phòng

Nhằm giúp nhân viên dich vu chuyen van phong tron goi có thể chủ động kiểm soát lượng hồ sơ tài liệu cần khi đến văn phòng mới cũng như tránh làm mất mát thất lạc những hồ sơ chúng ta cần phân loại kỹ lưỡng trước khi đóng gói và vận chuyển. Trước tiên bạn nên kiểm tra xem số lượng tài liệu hiện có của văn phòng là bao nhiêu và thống nhất cách phân chia theo năm, lĩnh vực hay mức độ quan trọng sử dụng nhiều hay ít. Nếu có nhiều người phụ giúp phân loại thì nên thống nhất trong nhóm tránh trường hợp mỗi người sắp xếp một kiểu gây khó khăn nếu tìm kiếm. Bạn cũng có thể dùng kẹp tài liệu nhiều màu sắc để phân loại từng hồ sơ và tài liệu. Bạn dùng bất cứ hình thức ghi nhớ nào cũng được miễn là bạn có thể tìm thấy được tài liệu đã sắp xếp khi cần thiết. Tốt nhất là hãy ghi danh sách tài liệu ra và sau khi sắp xếp xong xuôi thì đóng vào thùng carton sau đó dán giấy nhớ bên ngoài. Dịch vụ chuyển nhà Vina moving khi sắp xếp, đóng gói tài liệu cho các công ty thường làm như vậy nên ít khi mất mát tài liệu.

Phân-loại-hồ-sơ-khi-chuyển-văn-phòng-quá-dễ-dàng-nếu-biết-cách

3. Đóng gói hồ sơ theo từng phòng

Công ty nào cũng vậy dù thành lập lâu rồi hay mới thành lập thì số lượng tài liệu là rất lớn nên khi đóng gói hồ sơ chúng ta cũng phải hết sức cẩn thận. Sau khi đã phân loại hồ sơ ta hãy đóng gói hồ sơ theo từng phòng. Ví dụ như phòng giám đốc, phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng nhân sự… đều có rất nhiều hồ sơ và phải được đóng riêng từng thùng một. Nhân viên trong từng phòng cũng nên tham gia vào quá trình đóng gói hồ sơ để giám sát tránh xảy ra thất lạc. Với những hồ sơ quan trọng đặc biệt thì nên để riêng một thùng và khi sắp xếp lên xe cũng cần đặc biệt lưu ý. Nếu có giao cho công ty dịch vụ chuyển nhà chuyển giúp những tài liệu quan trọng hãy nhớ bàn giao kỹ và nhắc nhở họ cẩn thận hơn với những tài liệu quan trọng bên trong thùng carton. Đa phần những công ty dịch vụ uy tín cũng luôn biết cách để những tài liệu của bạn được đảm bảo an toàn nhất.

Đóng-gói-hồ-sơ-theo-từng-phòng

4. Chuyển văn phòng Vina moving- dịch vụ hoàn hảo

Vina moving cũng cấp đến cho khách hàng dịch vụ chuyển văn phòng tốt nhất. Khi khách hàng đã giao phó công việc trọng đại này cho Vina moving, Vina moving sẽ luôn cố gắng nỗ lực hết mình chu toàn công việc chuyển văn phòng. Vina moving biết rằng trong văn phòng bạn có rất nhiều tài liệu cần chuyển đi và chính bạn cũng đang bối rồi không biết phải làm thế nào. Đừng lo lắng bởi những nhân viên chuyên nghiệp của Vina moving đã giúp chuyển hàng trăm văn phòng chắc chắn sẽ giúp bạn chuyển văn phòng đến nơi mới nhanh chóng và hiệu quả nhất. Tài liệu của khách hàng cũng sẽ được sắp xếp ngay ngắn tại văn phòng mới. Vina moving hiểu có rất nhiều tài liệu của khách hàng quan trọng không gì có thể bù đắp nổi nếu xảy ra mất mát nên chúng tôi luôn nỗ lực áp dụng những biện pháp nghiệp vụ hiệu quả nhất đồng thời cũng thật cẩn thận trong từng hành động để tránh xảy ra sự cố mất tài sản của khách hàng. Vina moving cam kết rằng khi giao nhiệm vụ chuyển văn phòng cho chúng tôi, chắc chắn chúng tôi sẽ làm bạn hài lòng bạn ngay từ những điều nhỏ nhất.

Thuê-công-ty-dịch-vụ-chuyển-nhà-để-an-nhàn-hơn

Phân loại hồ sơ khi chuyển văn phòng là bước làm quan trọng không thể bỏ qua. Còn nếu như bạn vẫn băn khoăn chưa tự tin để tự chuyển văn phòng thì hãy liên hệ ngay dịch vụ chuyển nhà, chuyển văn phòng Vina moving. Vina moving phong cách chuyên nghiệp, phục vụ tận tâm sẽ làm hài lòng mọi khách hàng.