Những bí quyết để chuyển văn phòng nhanh gọn, an toàn

Công ty bạn sắp chuyển trụ sở làm việc vào các tòa nhà văn phòng để có vị trí thuận lợi hơn, tiện lợi cho khách hàng và đối tác hay phải di chuyển tới vị trí khác để xây trụ sở mới… Dù với lý do gì đi nữa, chuyển văn phòng là một công cuộc mất nhiều thời gian, công sức và mệt mỏi nhất là khi bạn được lãnh đạo giao phó nhiệm vụ này. Hãy cùng tìm hiểu bí quyết gì giúp bạn chuyển văn phòng một cách nhanh gọn, an toàn mà hiệu quả nhé.

Khó khăn chuyển văn phòng

1. Hợp tác với đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng uy tín:

Một khối lượng trang thiết bị đồ sộ, phức tạp cần được di chuyển trơn tru, tránh hỏng hóc nhất là với thiết bị máy móc, điện tử, máy chủ… Một lượng lớn tài liệu, giấy tờ quan trọng của các phòng ban cần phải giữ gìn cẩn thận, không được mất mát. Hợp tác với một công ty vận chuyển uy tín và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn đảm bảo tất cả những vấn đề đó. Họ có một đội ngũ nhân viên chuyen nha tron goi lành nghề được đào tạo bài bản, đúng quy trình cùng các phương tiện chuyên dụng phù hợp sẽ giúp bạn chuyển văn phòng một cách nhẹ nhàng và an tâm tuyệt đối. Do có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, họ cũng sẽ tư vấn, hỗ trợ cho bạn trong việc sắp xếp đồ đạc tại văn phòng mới dễ dàng, đúng thiết kế để công ty có thể hoạt động trở lại nhanh chóng.

Văn phòng với vô số đồ đạc

2. Lên kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ.

Một kế hoạch càng chi tiết bao nhiêu, càng giúp bạn chủ động bấy nhiêu. Kế hoạch giúp vạch ra bước chi tiết về thời gian chuyển để chuẩn bị kỹ càng đồ đạc, về các phương án cụ thể tối ưu để chuyển văn phòng sao cho hiệu quả nhất về cả thời gian, tiền bạc và công sức. Thông qua đó, bạn cũng có thể theo dõi tất cả các công việc cần thực hiện trước, sau và trong suốt quá trình vận chuyển.

3. Chuyển công văn hướng dẫn tới toàn bộ các cán bộ, nhân viên trong công ty.

Hãy thông báo kế hoạch chuyển văn phòng với tất cả phòng ban, bộ phận trong công ty. Ở đó nêu rõ các thông tin cần thiết như lịch trình vận chuyển dể mọi người có sự chuẩn bị tốt về không gian làm việc và sắp xếp tài sản của phòng mình. Nên phân chia nhân sự theo phòng ban tự thu dọn tài sản của bộ phận mình để tránh nhầm lẫn, phân loại hồ sơ dễ dàng

4. Chú trọng sắp xếp, đóng gói đồ đạc

Đây là khâu quan trọng và tốn nhiều thời gian nhất. Để việc vận chuyển được an toàn, trơn tru nên tuân thủ theo một số nguyên tắc sau:

Sử dụng thùng carton cứng, chắc chắn để đóng gói đồ đạc, dùng băng keo gia cố đáy thùng và dán mặt thùng. Ghi chú thông tin ở mỗi thùng để lưu ý và tiện lợi khi sắp xếp ở văn phòng mới

Đóng các vật dụng tương tự với nhau như giấy tờ, văn bản, tài liệu trong cùng một thùng để tận dụng không gian. Chú ý những tài liệu quan trọng, cẩn thận cho vào thùng riêng để chuyển đi.

Khóa cẩn thận tủ hồ sơ trước khi vận chuyển đảm bảo an toàn đồ đạc trong đó

Đối với máy móc văn phòng cần có những kỹ thuật viên am hiểu để tháo rời chúng.

Sắp xếp, ghi chú đồ đạc gọn gàng

5. Tham gia cùng đơn vị vận chuyển

Hãy huy động sự tham gia của tất cả nhân viên trong công ty trong quá trình chuyển văn phòng. Các công ty vận chuyển rất kinh nghiệm và chuyên nghiệp trong kỹ thuật vận chuyển nhưng họ không thể biết được giấy tờ nào là quan trọng, vật dụng nào cần bỏ đi, vì vậy mỗi nhân viên hãy chủ động sắp xếp giấy tờ của mình tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên vận chuyển làm việc. Tham gia vào việc di chuyển đồ đạc ra xe cũng sẽ giúp quá trình chuyển văn phòng nhanh chóng, trơn tru hơn và giảm chi phí.

Vina Moving là công ty cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng uy tín, lâu năm trên thị trường với đội ngũ nhân viên chăm chỉ, trách nhiệm và chuyên nghiệp là lựa chọn rất phù hợp cho bạn khi chọn đối tác chuyển văn phòng. Hãy để vina moving đồng hành cùng bạn, giúp bạn sớm ổn định văn phòng để tập trung phát triển kinh doanh.

Chuyển văn phòng không còn là vấn đề nan giải đúng không nào? Hãy đến văn phòng mới và nắm bắt những cơ hội kinh doanh mới ngay thôi.