Phân loại tài liệu khi chuyển văn phòng an toàn và nhanh chóng

Chuyển văn phòng là một công việc không hề đơn giản mà rất phức tạp và quan trọng. Một trong những vấn đề khiến không ít người phải đau đầu đó là làm cách nào để có thể quản lý được số hồ sơ, tài liệu và giầy tờ khổng lồ của văn phòng mình. Vấn đề được đặt ra đó là phải làm cách nào để số hồ sơ, tài liệu đó không bị thất lạc, mất mát khi phải chuyển sang văn phòng mới để không gây thiệt hại cho công ty làm ảnh hưởng tới các công việc đó. Thấu hiểu được vấn đề đó, Vinamoving xin chia sẻ tới các bạn hướng dẫn phân loại tài liệu khi chuyển văn phòng một cách hiệu quả và an toàn nhất.

Hướng dẫn phân loại tài liệu hiệu quả

Ngay cả khi bạn đã thuê dịch vụ chuyển văn phòng thì bạn vẫn cần phải cực kỳ lưu ý đến việc phân loại hồ sơ tài liệu, sắp xếp, bảo quản chúng như thế nào khi vận chuyển tới nơi làm việc mới để có thể hạn chế tối đa tính trạng mất mát, thất lạc tài liệu không đáng có.

Việc phân loại hồ sơ tài liệu cần phải được cẩn trọng và đặc biệt chú ý. Việc này sẽ giúp bạn có thể chủ động trong việc kiểm soát số lượng hồ sơ tài liệu của văn phòng mình tránh việc mất mát, thất lạc gây hậu quả nghiêm trọng tới công ty cũng như công việc của bạn.

Phân loại đồ đạc trong văn phòng nói chung và tài liệu, hồ sơ nói riêng là một việc hết sức quan trọng. Số lượng tài liệu của công ty cho dù là mới thành lập hay đã hoạt động lâu năm đều là rất lớn và quan trọng nên bạn không thể bỏ qua khâu phân loại hồ sơ vì nếu làm vậy thì rất có thể bạn sẽ rơi vào tình trạng tài liệu bị thiếu và mất mát hay phải tìm kiếm tốn rất nhiều thời gian.

Phân loại các tài liệu cũ không còn giá trị sử dụng và lưu trữ cho vào 1 thùng carton để có thể cho vào kho hoặc bỏ đi. Các tài liệu mật và quan trọng của công ty thì được cho vào thùng carton riêng, dán kín miệng thùng và gi chú dãn nhãn đầy đủ để tránh nhầm lẫn với các hồ sơ tài liệu khác. Các hồ sơ tài liệu của các cá nhân làm việc trong văn phòng để phải được đóng gói riêng biệt, dán nhãn để ghi chú theo tên từng người tiện cho việc trao trả số tài liệu đó cho nhân viên khi vận chuyển xong. Hãy đọc kỹ hướng dẫn phân loại tài liệu khi chuyển văn phòng của chúng tôi để có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Tiêu hủy tài liệu không cần thiết

Đừng nên đợi nhân viên vận chuyển tới mới dọn dẹp và phân loại tài liệu, bạn nên làm việc này từ cách đấy vài ngày để mọi việc thuận lợi và nhanh chóng nhất. Các hồ sơ tài liệu cá nhân thì các cá nhân đó phải trực tiếp phân loại, đóng gói và kiểm kê trước khi vận chuyển sao cho thật chính xác và đầy đủ.

Bạn nên kiểm tra lại số lượng tài liệu hiện có là bao nhiêu và thống nhất cách phân chia tài liệu có thể là theo năm hoặc theo lĩnh vực…tùy theo mức độ quan trọng hoặc mức độ sử dụng nhiều hay ít. Việc thống nhất một kiểu sắp xếp tài liệu giúp cho văn phòng bạn sẽ dễ tìm kiếm tài liệu hơn.

Bạn có thể sử dụng kẹp tài liệu chuyên dụng với nhiều màu sắc để phân biệt các loại hồ sơ, sổ sách khác nhau kết hợp với dán nhãn, ghi chú rõ ràng đầy đủ chắc chắn số tài liệu của bạn sẽ luôn nguyên vẹn mà không sợ thất lạc, mất mát.

Khi đã phân loại và đóng gói tài liệu an toàn thì việc chọn và sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển cùng là điều hết sức quan trọng. Công việc của bạn sẽ thuận lợi hơn, an toàn hơn nếu có một nhà vận chuyển uy tín giúp đỡ trong tất cả các khâu vận chuyển.

Vận chuyển an toàn cùng Vinamoving

Vinamoving tự hào là công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển có uy tín và chất lượng hàng đầu tại thị trường Việt Nam hiện nay với rất nhiều các khách hàng, công ty tin dùng và lựa chọn trên toàn quốc. Với đội ngũ nhân viên đông đảo, chuyên nghiệp và tận tình cùng rất nhiều phương tiện vận tải khác nhau chắc chắn bạn sẽ không cần phải lo lắng về việc di dời văn phòng của mình tới nơi làm việc mới.

Mọi việc tự khâu vận chuyển tới tháo dỡ, sắp xếp, đóng gói đồ đạc đều được thực hiện một cách cẩn thận và an toàn. Chúng tôi sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm với bất kỳ tổn thất, mất mát gì trong quá trình chúng tôi thực hiện công việc của mình nên khách hàng có thể hoàn toàn an tâm về chất lượng của dịch vụ.

Hướng dẫn phân loại tài liệu khi chuyển văn phònghiệu quả và toàn toàn cùng sự hỗ trợ đắc lực của Vinamoving chắc chắn bạn sẽ được chuyển tới văn phòng mới một cách an toàn và nhanh chóng nhất để có thể bắt đầu công việc của mình trong thời gian ngắn nhất.